FAQ

Le domande più frequenti, le risposte più esaustive.

Tecniche

    Come viene garantita la rintracciabilità dei contenitori?

    E’ possibile reperire all’interno dei locali d’archivio tutta la documentazione grazie all’apposizione su ciascun contenitore di un codice alfanumerico univoco che concorre ad identificare la scatola.

    Cosa significa conservazione digitale a norma?

    Il processo di Conservazione a norma, sostituisce il concetto di “conservazione sostitutiva” e consente di assicurare la validità legale nel tempo a un documento informatico o a un documento analogico digitalizzato attraverso l’apposizione della marca temporale e della firma elettronica.

    Siete in possesso di certificazioni ISO di qualità?

    L’Italarchivi è in possesso delle seguenti certificazioni ISO:

    • UNI EN ISO 9001:2008
    • UNI EN ISO 27001:2014
    • UNI EN ISO 14001:2004
    Come viene conservata la documentazione all’interno dei vostri depositi?

    I documenti vengono conservati inscatolati e posti su scaffalature industriali. I contenitori utilizzati sono prodotti con caratteristiche idonee alla conservazione ordinata e preservazione delle carte da polvere ed eventuali danneggiamenti, muniti di coperchio e maniglie fustellate. Nei locali di deposito, dotati di tutte le certificazioni e autorizzazioni a norma di legge, sono operativi impianti e procedure che garantiscono una corretta conservazione e gestione degli archivi.

    Cos’è il fascicolo ibrido?

    E’ un fascicolo composto da documenti formati su supporto cartaceo e informatico. Dà origine a due unità archivistiche di conservazione differenti. L’identificazione del fascicolo e dei suoi documenti è garantita dal codice identificativo univoco che viene attribuito al fascicolo a livello informatico.

    Cosa s’intende con Unità di Conservazione?

    E’ il contenitore entro cui sono raccolte e condizionate le unità archivistiche e unità di condizionamento come ad esempio busta, dossier, faldone, pacco, scatola, etc..

    Cosa s’intende con Unità di Archiviazione (UDA)?

    E’ l’unità fisica contenente una o più unità elementari, costituita per la conservazione e la gestione secondo le procedure stabilite nel contratto di outsourcing.

    Cosa s’intende per condizionamento e ricondizionamento?

    Per condizionamento s’intende l’inserimento di documenti all’interno delle unità di conservazione. Talvolta è necessario sostituire le unità di conservazione, in questo caso si parla di ricondizionamento.

    Cosa sono i metadati?

    I metadati sono l’insieme di dati associati a un documento informatico o a un fascicolo informatico o a un’aggregazione documentale informatica per identificarli e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione.

    Cosa s’intende per Gestione documentale?

    E’ l’insieme delle regole, delle procedure e delle risorse (umane, finanziarie e strumentali) necessarie per la formazione, l’organizzazione, la tenuta, il reperimento, l’utilizzo e la conservazione dei documenti.

    Cosa si intende con firma digitale?

    La firma digitale consente la produzione di documenti aventi piena efficacia legale; ogni persona fisica può dotarsi di firma digitale rivolgendosi a certificatori autorizzati e garanti.
    Le norme che regolano la firma digitale sono precisate dai D.Lgs. n.82/2005 e n.235/2010.

    “La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”.  [D.Lgs. n.82/2005, D.Lgs. 30.12.2010, n.235, art.1, c.1, lettera s].

    Cos’è la dematerializzazione?

    Con dematerializzazione si intende il processo che porta gradualmente ad una gestione informatizzata nelle amministrazioni pubbliche e private, sostituendo in modo progressivo i documenti cartacei in documenti analogico-digitalizzati e assicurandone lo stesso valore giuridico.

    Che cos’è un elenco di consistenza?

    E’ la lista contenente l’elencazione, non necessariamente ordinata, delle unità archivistiche e/o delle unità di conservazione che costituiscono un archivio.

    Cos’è il Piano di Conservazione (Massimario di selezione e scarto)?

    E’ lo strumento archivistico con il quale viene attribuito ai documenti, organizzati secondo il piano di classificazione adottato nell’archivio, un tempo di conservazione determinato sulla base della normativa vigente, delle esigenze amministrative e della valutazione storico–archivistica; nei casi prescritti deve essere approvato dalla competente autorità archivistica.

    Cosa succede alla documentazione scartata?

    La documentazione scartata è sempre soggetta a rigorose procedure di controllo e verifica: ogni eliminazione avviene sempre e comunque previa approvazione del committente.

    In cosa consiste la procedura di “scarto”?

    Si tratta dell’operazione di snellimento, che viene svolta nella fase di deposto dell’archivio, con cui si destina al macero, ossia alla distruzione, una parte della documentazione di un archivio, che ha superato i termini indicati dalla normativa vigente in merito all’obbligo di conservazione di documenti (Codice dei beni culturali e del paesaggio, D.Lgs n. 42/2004). Interessa tutta la documentazione che non è più opportuno ne’ necessario conservare per fini amministrativi, fiscali, legali o storici.

    Cos’è il Piano di classificazione (Titolario o Titolario d’archivio)?

    E’ il principale strumento di organizzazione dell’archivio che si configura come schema generale di voci logiche, finalizzate a guidare la corretta archiviazione dei documenti, stabilite in modo uniforme, rispondente alle funzioni del soggetto produttore e articolate in modo gerarchico.

    Cosa sono le query o chiavi di ricerca?

    Sono termini mutuati dall’informatica, si riferiscono al criterio di interrogazione del database per estrarre o aggiornare dati. Sono necessarie per rintracciare i documenti all’interno di un archivio. Sono definite in base ai criteri di archiviazione, che il Cliente concorda con i nostri archivisti. In pratica, si tratta del metodo più rapido per ottenere un documento.

    Cosa s’intende per archivio storico?

    L’archivio storico è il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi. Nasce dalle selezioni effettuate nel corso del tempo, e custodisce tutti quei documenti che, pur non avendo più alcun valore amministrativo o burocratico, mantengono ancora una rilevanza storica e/o legale. E’ destinato alla conservazione illimitata e reso disponibile alla ricerca storica quale bene culturale, una volta effettuate le operazioni di scarto.

    Cosa s’intende per archivio corrente?

    L’archivio corrente è composto da atti che si riferiscono ad affari in corso di trattazione e che pertanto sono frequentemente consultati.

    Chi è l’outsourcer?

    L’outsourcer è l’azienda dotata di risorse specializzate nel fornire il servizio di outsourcing archivistico. L’outsourcing è il processo di esternalizzazione, parziale o completa, dell’organizzazione e gestione dei servizi d’archivio, a carattere collaborativo tra le parti e nel rispetto dei vincoli normativi e contrattuali. L’obiettivo è il raggiungimento di una maggiore efficienza e qualità del servizio, mettendo in comune tra più Clienti le proprie risorse.

    Cos’è un archivio?

    L’archivio è un complesso organico dei documenti prodotti o acquisiti da un soggetto giuridico nello svolgimento della propria attività.

    Consultazione
    E’ possibile avere informazioni o effettuare consultazioni tramite web?

    Italarchivi offre ai propri clienti una piattaforma web con cui, tramite accessi controllati da login, gli utenti autorizzati possono monitorare le attività d’archivio, visualizzare e stampare documenti digitalizzati (scan on demand o massivamente), richiedere reportistica.

    Con quali modalità posso consultare i documenti?

    I documenti possono essere consultati con le seguenti modalità:

    • in originale con recapito presso la vostra sede o con consultazione diretta presso i nostri Centri di archiviazione;
    • in copia con recapito presso la vostra sede;
    • tramite fax;
    • tramite copia digitale recapitata via email oppure visualizzandola nel portale web Italarchivi o su supporti hard disk.
    Posso consultare i documenti in formato digitale?

    I documenti possono essere consultati in formato digitale, previa richiesta da parte del personale autorizzato dal Cliente e recapitato tramite email o portale web Italarchivi.

    Con quali tempistiche posso consultare i documenti?

    I documenti sono consultabili con le tempistiche stabilite, in accordo con il Cliente e alla luce delle sue esigenze determinate in fase di definizione delle procedure operative.

    È possibile ricevere delle informazioni in tempo reale sui miei documenti e dei report periodici?

    Attraverso il proprio portale Gemini, accessibile da ogni cliente con le proprie credenziali, Italarchivi è in grado di visualizzare informazioni in tempo reale sulle lavorazioni in corso e di fornire report periodici su movimentazioni e valori, implementando l’efficienza del controllo di gestione.

    Se ho bisogno di ricevere un documento in anticipo cosa devo fare?

    È possibile ricevere in anticipo una copia della richiesta accedendo al portale Gemini con i propri identificativi oppure via e-mail o via fax (in quattro ore).

    Se mi serve un documento quali sono i tempi e i modi di consegna?

    I tempi e i modi di ricerca, estrazione e consegna della documentazione richiesta in consultazione sono definiti a priori in sede contrattuale o secondo le specifiche esigenze. Lo standard prevede che la consegna urgente possa avvenire entro le 12 ore e quella ordinaria in 48 ore al massimo.

    Generiche
    E’ possibile avere della reportistica relativa agli archivi custoditi presso i vostri depositi?

    I sistemi di reporting rivestono un’importanza strategica nel garantire la piena efficienza del servizio erogato e permettere la diffusione delle informazioni ai vari livelli interessati. Il sistema di gestione documentale Italarchivi prevede la produzione di report standard, ed è possibile progettare dei report personalizzati da definire secondo le specifiche indicazioni ricevute direttamente dal Cliente.

    Con quali modalità è garantita la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti (privacy)?

    Le attività necessarie all'archiviazione dei documenti sono gestite da personale specializzato adeguatamente formato e autorizzato all’accesso ai locali di deposito e al trattamento di dati sensibili rispettando le vigenti norme sulla privacy. L’accesso ai documenti richiesti in consultazione, di cui viene tenuta traccia tramite puntuale registrazione,  è consentito esclusivamente previa autorizzazione del Cliente.

    Realizzate digitalizzazioni di documenti?

    Italarchivi ha organizzato una struttura dedicata (Area TDI – Trattamento Documentale Integrato) alle attività di acquisizione ottica, in cui è operativo personale specializzato e costantemente aggiornato in materia di dematerializzazione. L’area periodicamente seleziona e aggiorna l’hardware e i software necessari per potere offrire al Cliente le migliori prestazioni in termini di performance e qualità.
    La digitalizzazione può essere effettuata su richiesta per singoli documenti/fascicoli (scan on demand) oppure su intere porzioni d’archivio (digitalizzazione massiva).

    Con digitalizzazione i miei documenti mantengono lo stesso valore legale di quelli cartacei?

    La conservazione digitale è un procedimento che serve proprio ad assicurare la validità legale nel tempo a un documento informatico o a un documento analogico digitalizzato. Utilizzando la firma digitale e la marcatura temporale si produrranno documenti digitali in conformità alle regole stabilite dalle vigenti norme di legge in materia.

    Cosa succede se il mio documento non risponde alle norme del controllo di conformità?

    Per ogni eventuale anomalia del documento originale sono previste delle modalità operative che permetteranno di risolvere e superare il problema.

    In quali zone territoriali siete operativi?

    L’Italarchivi è operativa su tutto il territorio nazionale tramite cinque Poli Operativi polifunzionali.

    E’ possibile archiviare presso i vostri centri un archivio di modeste dimensioni?

    La nostra politica aziendale non definisce un parametro minimo di contenitori/faldoni per potere usufruire dei nostri servizi di gestione documentale.

    Come viene conservata la documentazione all’interno dei vostri depositi?

    I documenti vengono conservati inscatolati e posti su scaffalature industriali. I contenitori utilizzati sono prodotti con caratteristiche idonee alla conservazione ordinata e preservazione delle carte da polvere ed eventuali danneggiamenti, muniti di coperchio e maniglie fustellate. Nei locali di deposito, dotati di tutte le certificazioni e autorizzazioni a norma di legge, sono operativi impianti e procedure che garantiscono una corretta conservazione e gestione degli archivi.

    Cosa s’intende per presa in carico?

    La presa in carico è quell’insieme di attività con cui l’outsourcer acquisisce presso i propri Centri di archiviazione gli archivi che il soggetto produttore ha deciso di esternalizzare.