In modalità di outsourcing, il servizio si sviluppa attraverso tre fasi operative.
- Analisi delle problematiche esistenti e predisposizione del progetto operativo. Questa fase comprende sia la consulenza nell'analizzare le esigenze operative del cliente, la sua logica di archiviazione e le necessità di consultazione, sia la definizione di un modello operativo e di un'architettura tecnologica per la conservazione e la consultazione della documentazione: fisica, ottica, on line, ecc.
- La Presa in carico dell'archivio che comincia dal prelievo della documentazione presso il cliente e prosegue con il trasporto fino al Centro di Archiviazione. Il materiale documentario viene ordinato, schedato, inscatolato ed infine trasferito presso i nostri poli di archiviazione dove, per ogni Unità di archiviazione (Uda), avviene la relativa associazione alle coordinate logistiche, in base al posizionamento a scaffale. Le coordinate sono codificate mediante una struttura barcode, fino a cinque variabili (Deposito - Comparto del deposito - Fila degli scaffali - Ripiano dello scaffale - Campata dello scaffale - Sezione)
- La Consultazione dell'archivio è abilitata attraverso tre modalità di richiesta: per contenitore, pratica e singolo documento. Le consultazioni sono evase in base alle procedure codificate di richiesta e di inoltro dei documenti, con la possibilità opzionale della scansione e dell'inoltro, per via telematica, dei documenti
