Smart Working Scenario

Smart Working Scenario

Smart working significa trasformare radicalmente la cultura organizzativa della propria azienda.

In questi anni abbiamo spesso confuso il remote working con il “lavoro agile”, una semplice connessione con una ristrutturazione dei processi lavorativi, lavorare con video chiamate  con il lavoro a obiettivi.

La recente pandemia ha obbligato le aziende al remote working, alcune hanno colto l’occasione per sperimentare il “modello Google” di organizzazione del lavoro a obiettivi: autogestione del tempo, controllo del processo lavorativo a progetto, team building a tappe intermedie per la valutazione di stato avviamento progetti.

Non abbiamo la presunzione di giudicare quale dei due metodi di lavoro sia più efficace e redditizio, possiamo invece garantire che entrambi necessitano di una digitalizzazione dei processi e di una dematerializzazione in grado di migliorare la portabilità del dato.

Le tematiche che ci stanno a cuore legate allo smartworking sono legate all’accesso sicuro ai dati e al loro trattamento, con workflow strutturati che eliminino gli sprechi di tempo.La digital transformation è un’ innovazione di processo, in quanto tale deve prevedere

  • Analisi strategica di progetto
  • Valutazione di impatto sulle risorse umane
  • Profittabilità in termini di vantaggi competitivi sul mercato o cost saving.

Se l’analisi strategica di progetto passa da una valutazione dei sistemi di gestione documentale idonei a velocizzare le operazioni e a mantenere intatti i livelli di servizio lungo tutta la catena del valore, l’impatto sulle risorse umane rimane il vero collo di bottiglia.

 

La resistenza al cambiamento il vero killer di ogni progetto di digitalizzazione.

 

Il lockdown ha però obbligato le persone all’utilizzo di nuovi modelli di comunicazione tra stakeholder. Le best practice di questo periodo di distanziamento obbligatorio e homeworking hanno permesso alle aziende di avvicinare le persone a un lavoro diverso, dinamico, solution-centrico.

 

Le aziende che hanno affrontato le problematiche degli archivi ibridi e della digitalizzazione dei processi hanno potuto rendere i propri dipendenti totalmente operativi dal primo giorno di lockdown. Alcune di loro, addirittura, prevedevano pre covid  alcuni giorni per settimana di remote working obbligatorio, spesso parte di quel numero di aziende strutturate che generalmente in Italia corrisponde alla grande impresa, numero esiguo nel nostro tessuto imprenditoriale . La maggioranza è invece in ritardo nello strutturare processi idonei a un cambiamento così radicale. La fattura elettronica doveva essere un innesco tale da rivedere i processi per renderli digitali, è spesso risultato un semplice adempimento obbligatorio.

 

Oggi i più moderni sistemi di Business Process Management, con i relativi workflow, possono rendere l’azienda efficiente gestendo i flussi in un’unica piattaforma. Una piattaforma che possa dare visibilità sul patrimonio di dati aziendale, la loro classificazione e i diritti di accesso.

 

Il tema però più caldo è senza dubbio il workflow e la gestione dei flussi di approvazione o validazione, liberandosi da inutili burocrazie analogiche, dalle piaghe del wasting time e routine inutili alle quali i dipendenti sono continuamente esposti. Una buona compliance sui flussi che possa gestire in un unico portale le procedure più importanti per il business delle aziende permette, in questo periodo di crisi economica, di concentrarsi sulle competenze, di lavorare sulle persone rendendole business- centriche:

  • Mappando il processo operativo e decisionale garantendo tempi di risposta più rapidi.
  • Automatizzando le procedure garantendo SLA più puntuali.
  • Team Building di progetto costanti e proficui che possano produrre e diffondere valore in una compliance definita.
  • Brand Image: innovare significa oggi esporsi al mercato con un’immagine sana e dinamica.
  • CSR projects: la portabilità del dato e la sua digitalizzazione rendono possibile diminuire lo spostamento dei dipendenti e un efficientamento energetico delle sedi aziendali.

Archivio Ibrido: sfida e opportunità

Archivio Ibrido:
sfida e opportunità

Le aziende e le pubbliche amministrazioni si trovano oggi ad operare in un contesto poliedrico: da una parte la spinta sempre più forte verso la digitalizzazione di processi e di documenti, dall’altra la consuetudine a produrre documenti cartacei e/ o dematerializzati con processi massivi e on demand di scansione. Gli archivi e i fascicoli sono di fatto ibridi. La sfida e allo stesso tempo l’opportunità che questa situazione ci pone è complessa, tocca “punti nevralgici” della gestione documentale, soprattutto in ambiente digitale:

  • Garantire un accesso immediato ai documenti e alle informazioni indipendentemente dalla natura del supporto e dalla localizzazione fisica degli stessi
  • Garantire il valore giuridico-probatorio dei fascicoli
  • Garantire la tutela e riservatezza delle informazioni
  • Far emergere la reale visione e funzione dell’archivio come fondamento dei diritti legali dei cittadini e insieme fonte primaria per la costruzione di una memoria storica della collettività

Sfida e opportunità, perché questo contesto ci obbliga a ripensare criticamente e positivamente il valore dell’archivio, indipendentemente che esso sia fisico e/o digitale. Ci obbliga a “ri-scoprire” il valore e la funzione degli strumenti primi di organizzazione e gestione di un archivio e della gestione documentale – il piano di classificazione, la registrazione del protocollo, la fascicolazione, il rispetto e l’esaltazione del vincolo archivistico- ma soprattutto ci obbliga a ripensare in una chiave completamente diversa il rapporto tra archivio e sistemi informatici per la gestione documentale. I sistemi informatici sono uno strumento, non il fine della gestione documentale, per essere realmente efficienti ed efficaci, non meri repository, devono fare propri gli strumenti archivistici della gestione documentale sopra citati, esprimendoli.

 

Un sistema efficiente di gestione documentale deve infatti fare fronte alla naturale ridondanza e frammentazione informativa, che la “multicanalità” di produzione dei documenti e l’abitudine consolidata a “stampare” documenti informatici genera, convogliando significativamente le informazioni e i documenti in unico “punto di accesso” che sia anche il trigger per workflow digitali, documentali e procedurali.I sistemi informatici da soli non possono assolvere a funzioni ed esigenze così diversificate e complesse che devono essere coerenti con lo specifico contesto normativo-culturale ed archivistico italiano: contesto che fonda i diritti dei cittadini sulla prova documentale e sulla “diplomatica” del documento al di là del suo supporto fisico.
Un sistema di gestione documentale richiede un approccio multidisciplinare archivistico, normativo, gestionale, informatico:

  • Archivistico: perché l’analisi del contesto di riferimento e di produzione è l’imprescindibile punto di partenza per la progettazione e il roll out di un sistema documentale , di conservazione a lungo termine , e delle relative procedure di governance;
  • Normativo: perché la definizione del perimetro normativo supporta le procedure di gestione e governance dei documenti anche in relazione al supporto, e ne mitiga quindi il rischio associato;
  • Gestionale: perché i documenti non sono oggetti isolati e a sè stanti, ma funzionalmente concretizzano funzioni e attività in carico ad un soggetto produttore;
  • Informatico: perché i sistemi devono rispondere ai requisiti di progetto e processo propri della gestione documentale e dello specifico contesto di riferimento; realizzandosi in una user experience immediata, di facile, ma non banale, fruizione.

L’approccio multidisciplinare è l’unico che consente nell’ambito dell’analisi di un complesso documentale, in particolare di quello ibrido, un’efficiente e necessaria analisi delle criticità , dei relativi rischi associati e della azioni correttive:

  • Ridondanza delle informazioni;
  • Parcellizzazione delle informazioni e dei documenti;
  • Set di metadati di archiviazione e di ricerca non coerenti ed esaustivi;
  • Semantica dei dati e dei metadati non standardizzata ;
  • Perdita di controllo sulla produzione e gestione delle informazioni e dei documenti;
  • Assenza di responsabilità (livelli, ambiti) chiare e definite.

Solo se un sistema di gestione documentale è il risultato finale di questo processo composito ed articolato può assolvere agli obiettivi di efficienza (protocollo), efficacia (classificazione), trasparenza (fascicolazione) che si traducono in continuo miglioramento ed economicità dei procedimenti. Solo così può diventare il “valore aggiunto” a cui gli utenti fanno riferimento.
Questo è l’approccio consulenziale che ha sempre caratterizzato i servizi di Italarchivi, che oggi mette a disposizione il portale Hub3 Document Management, un potente strumento ECM (Enterprise Content Management) che permette di archiviare, condividere, ottimizzare i processi documentali, efficientando i costi di gestione.

 

In una visione olistica dei servizi della gestione documentale Italarchivi garantisce anche il servizio di conservazione digitale a norma. Essendo accreditata come conservatore presso l’Agenzia per l’Italia Digitale dispone di tutte le autorizzazioni, certificazioni e risorse tecnologiche/organizzative necessarie.
Il servizio consente:

  • Poter disporre di un documento digitale avente valore legale ed opponibile a terzi
  • Poter procedere con lo scarto ed il macero eventuale del documento analogico nel rispetto dei tempi minimi di conservazione.
  • Vengono assicurate le caratteristiche di integrità, affidabilità, immodificabilità, leggibilità e fruibilità dei documenti conservati.

Nel caso in cui i documenti non fossero nativi digitali Italarchivi propone il servizio di dematerializzazione, al fine di poter rendere possibile la consultazione da remoto di tutte le informazioni che dovessero servire al personale impiegato. Anche in modalità Smart Working.

I nostri Centri di Scansione sono allestiti con hardware e software di ultima generazione. Gli scanner garantiscono un’acquisizione di oltre 100 pagine per minuto, con funzionalità molto avanzate sul controllo immagine già a bordo produzione. Il software è una soluzione proprietaria specificatamente pensata per ottimizzare la fase di acquisizione immagini e successivo controllo, data entry degli operatori.

Le procedure di digitalizzazione e le strumentazioni hardware e software utilizzate garantiscono la piena corrispondenza fra le copie per immagini prodotte e gli originali analogici da cui sono tratte.
La nostra soluzione Hub3 Document Management è l’unica soluzione pensata e studiata per la gestione contemporanea degli archivi cartacei e digitali. In un unico portale lavorativo.

Una suite di soluzioni per la gestione documentale basata su un approccio moderno all’organizzazione della gestione dei documenti e delle informazioni:

  • Riduzione dei costi di gestione e di archiviazione dei documenti
  • Ottimizzazione delle attività di back office nella gestione del materiale documentale
  • Efficientamento e razionalizzazione: gestione della documentazione e del suo contenuto informativo, eliminazione della possibile frammentazione del contenuto informativo e contestuale ridondanza dello stesso
  • Fruizione immediata, nel rispetto del contenuto informativo, della documentazione da parte dei soli stakeholder competenti ed autorizzati

FIDEURAM

FIDEURAM

Fideuram fa parte del Gruppo Intesa Sanpaolo. La sua specializzazione nell’offerta di servizi di consulenza in grado di soddisfare esigenze finanziarie, previdenziali e assicurative dei suoi clienti attraverso soluzioni personalizzate, la rendono la prima Private Bank in Italia e tra le prime nell’Area Euro. 

Peculiarità della dell’istituto è di operare attraverso private banker, che si occupano in prima persona dei clienti e delle loro necessità, quindi esigenze di flessibilità e rapidità di intervento.

Le necessità

Fideuram  aveva necessità di una soluzione documentale in grado di garantire il controllo intellettuale sulla documentazione inviata dalla rete ed effettuare una verifica puntuale sulla correttezza di quanto pervenuto ed archiviato. In particolare:

  • Raccogliere la documentazione prodotta dalla rete  e avere evidenza dell’arrivo del documento in archivio tramite un sistema che garantisca il tracking dei documenti
  • Verificare congruenza e corretta compilazione della modulistica relativa agli adempimenti della clientela,  prodotti e operazioni di gestione, prima dell’archiviazione.
  • Poter monitorare i processi in termini di performance, rispetto delle SLA e KPI
  • Visualizzare in tempi rapidi i documenti trattati, interagendo dove necessario con l’operatività, ed infine interfacciarsi con i sistemi informativi aziendali per l’aggiornamento dei flussi dati.

La Soluzione

La scelta di Fideuram  è stata di affidarsi ad un partner qualificato con cui avviare un processo di BPO diretto all’esternalizzazione di alcuni processi di gestione documentale. Il servizio, personalizzato sulle esigenze di  FIDEURAM, prevede la presa in carico del flusso di lavoro completo, dalla ricezione del cartaceo, al suo trattamento, fino all’archiviazione.

Nel dettaglio il processo è articolato nel modo seguente:

  • attività di ricezione, smistamento e registrazione documentazione dalla rete
  • digitalizzazione e indicizzazione
  • verifica della corretta compilazione della documentazione e segnalazione dei documenti non conformi
  • Pubblicazione su sistema Italarchivi, condivisione e risoluzione delle anomalie, secondo procedure preventivamente concordate per ciascuna tipologia documentale
  • Trasferimento dei dati e delle immagini al gestionale Fideuram attraverso interfaccia di scambio flussi
  • Archiviazione degli originali cartacei.
  • Evidenza attraverso report periodici delle performance in termini di SLA e KPI
    Il processo è supportato da una infrastruttura tecnologica e da una piattaforma applicativa che garantiscono la gestione e integrazione dei processi, l’immediato trasferimento delle immagini e delle informazioni dei documenti trattati e l’aggiornamento dei sistemi informativi del Cliente.

L'evoluzione

La piattaforma così strutturata e condivisa con il cliente, un team di lavoro specializzato sulla documentazione da trattare, un’interazione quotidiana fra i sistemi informativi, permette con facili implementazioni di poter attivare con facilità e tempistiche rapide nuovi processi legati a nuove esigenze e nuove tipologie documentali.

L’esperienza acquisita con Fideuram, per complessità e completezza rappresenta un’esperienza significativa che ci ha permesso di acquisire un know how specifico nel BPO del settore bancario  e ha rappresentato il punto di partenza e ispirazione per numerosi altri progetti da noi realizzati e in essere nel settore bancario.


INAIL

INAIL

L’Inail, Istituto Nazionale Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro, è un Ente pubblico non economico che gestisce l'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, il cui patrimonio documentale è fondamento dei diritti legali dei cittadini ed insieme fonte primaria per la costruzione memoria storica della collettività.

La sfida

Nel 2017 abbiamo iniziato la nostra collaborazione con Inail: la principale necessità ed obiettivo primario del servizio è stata la creazione di un unico archivio informatico, partendo da archivi informatici ereditati da outsourcers diversi e sedimentatesi negli anni con criteri differenti, e la messa a disposizione di un sistema di gestione documentale per la fruizione del patrimonio documentale ed informativo da parte di tutti i dipendenti dell’Istituto.

La soluzione

La definizione di un unico archivio informatico web based è stata possibile solo attraverso una fattiva e costante collaborazione con l’istituto, che ha dato vita ad un sotto progetto ad hoc, con un team multidisciplinare dedicato, organizzato in tavoli tecnici fra gli stakeholders coinvolti. Il sottoprogetto si è sviluppato in:

  • Fase 1: analisi delle basi dati ricevute per avere contezza del contesto di riferimento (gerarchia dei soggetti produttori, serie documentali prodotte, livello delle unità di archiviazione, metadati descrittivi, criteri di sedimentazione e di ricerca del complesso documentale)
  • Fase 2: standardizzazione semantica dei metadati descrittivi e delle serie documentali, standardizzazione sinottica della nominazione dei soggetti produttori in relazione alle UOO definite dall’Istituto,
  • Fase 3: definizione del sistema di autenticazione e profilazione in ottemperanza alla normativa in essere ed alle policy di protezione dei dati e delle informazioni dell’istituto
  • Fase 4: pubblicazione dell’archivio unico informatizzato sul sistema di gestione documentale GEMINI, per la fruizione condivisa e strutturata dei documenti e delle informazioni, e non ultimo per il monitoraggio del servizio e della sua consuntivazione ai fini della fatturazione.

I risultati ottenuti

Il lavoro svolto ci ha permesso di creare un archivio informatico sul sistema GEMINI costituito da:

  • Circa 24 milioni di unità di archiviazione
  • 560 utenti profilati, organizzati in 310 gruppi con profili e capability sul sistema diversi e rispondenti alle policy dell’Istituto
  • 668 soggetti produttori mappati
  • 189 serie documentali censite

La creazione dell’archivio informatico unico è stata anche l’occasione per:

  • Definire con l’istituto una procedura per l’esternalizzazione e l’indicizzazione della documentazione alla comunità di interesse;
  • Individuare una parte dell’archivio storico (ca 100.000 unita di archiviazione) e procedere con una sua indicizzazione;
  • Individuare e censire parte della biblioteca “storica” e procedere ad una sua catalogazione
  • Esaltare il valore e la funzione dell’archivio in una strategia di improvement dell’azione amministrativa

MUSEO CAPODIMONTE

MUSEO E REAL BOSCO CAPODIMONTE

Il Museo di Capodimonte viene inaugurato nel 1957, a seguito di un’intensa opera di ristrutturazione e riallestimento mirante a porre rimedio alla distruzione bellica e alla dispersione delle collezioni, per la cui conservazione ed esposizione il palazzo stesso era stato voluto dal re Carlo III di Borbone sulla collina di Capodimonte. Nato come tenuta di caccia per volere di Carlo III di Borbone che ne avviò la sistemazione subito dopo l’ascesa al trono nel 1734, con opere di espropriazione ed acquisti, il sito di Capodimonte associa fin da subito le attività venatorie e residenziali a quelle silvo-agresti-pastorali. Il sito nasce come riserva di caccia di Re Carlo III ed è stato residenza reale per tre dinastie: i Borbone, i sovrani francesi Giuseppe Bonaparte e Gioacchino Murat e i Savoia dopo l'Unità d’Italia.

Il progetto: gli interventi effettuati

Gli obiettivi della collaborazione con il Museo e Real Bosco di Capodimonte sono stati il riordinamento e l’inventariazione dell’archivio storico, per garantirne una corretta e funzionale conservazione, gestione e fruizione., e la creazione di una sezione d’archivio in locali appositamente deputati.

Il progetto ha visto in un primo momento la mappatura di tutti i locali di archivio in cui originariamente era conservata la documentazione e ad una esaustiva ricognizione archivistica, che ha consentito la redazione di  un “Elenco di Scarto” da sottoporre alla Direzione Generale degli Archivi (DGA) per il macero della documentazione non rispondente a fini storico - amministrativi e una “Relazione di Ricognizione Archivistica” mirante a distinguere soggetti produttori, serie archivistiche e documentazione eterogenea presente nei locali d’archivio. Il riordinamento sulle e delle carte ha condotto alla creazione di una struttura gerarchica, in cui risultano evidenti le relazioni intessute tra i Soggetti Produttori/Unità Organizzative e la documentazione da essi prodotta nell’esercizio delle proprie funzioni, esplicitando il naturale vincolo archivistico sotteso all’intero complesso. Nonostante la “vischiosità” delle carte (confusione di competenze e attività nel corso degli anni e tra le diverse istituzioni), sono emersi quattro “soggetti produttori”:

  • Parrocchia di San Gennaro al Bosco (1779-1940)
  • Direzione Provinciale della Real Casa in Napoli (1830-1965)
  • Soprintendenza Belle Arti e Paesaggio per il Comune e la città di Napoli (1969-2015)
  • Direzione Real Bosco di Capodimonte (1919-2016)

La successiva attenta disamina delle carte in fase di Inventariazione digitale e le ricerche storiografiche svolte hanno poi condotto ad una più puntuale comprensione dei rapporti intercorsi tra i soggetti produttori individuati. Gli enti/Unità organizzative riconosciuti dalle carte avevano come funzione determinante la gestione del Bosco e Parco di Capodimonte; nello specifico, la gestione economico-amministrativa degli edifici presenti nel sito monumentale e della loro ordinaria e straordinaria manutenzione, la gestione del personale in servizio nel sito; della ordinaria e straordinaria manutenzione del verde, ovvero dei Giardini all’Italiana e all’Inglese (dislocati nei pressi del Palazzo Reale), della parte boschiva e delle aree anticamente interessate da attività agro-silvo-pastorali.  L’Archivio del Museo e Real Bosco di Capodimonte è stato ripartito in quattro sub-fondi, individuati in base al riconoscimento degli enti succedutisi nella gestione del sito:

  • Parrocchia di San Gennaro al Bosco (1779-1940)
  • Direzione Provinciale della Real Casa in Napoli (1830-1965)
  • Soprintendenza Belle Arti e Paesaggio per il Comune e la città di Napoli (1969-2015)
  • Direzione Real Bosco di Capodimonte (1919-2016)

Caratteristica saliente dell’intero nucleo documentario è la cosiddetta “vischiosità” delle carte prodotte dai vari enti coinvolti nella gestione del Parco, per cui la discriminazione di un sub-fondo dall’altro è f stata frutto di una valutazione critica che tenta di prendere in considerazione differenti criteri:

  • L’identificazione del Soggetto Produttore, determinata chiaramente dall’intestazione delle carte;
  • La datazione cronologico-istituzionale di ciascun Soggetto Produttore;
  • La necessità di recuperare al complesso documentario un ordinamento logico, organico e funzionale, per rendere possibile l’orientamento dell’utente all’interno dell’archivio
  • La ricerca all’interno delle carte, finalità fondamentale per un istituto di tale valenza

Il riordinamento e l’inventariazione del corpus documentale hanno rivelano l’intenso rapporto fra l’ente ed il tessuto sociale cui ineriva ed interagiva, esaltando il ruolo dell’archivio quale

  • Testimonianza della relazione con il territorio;
  • Testimonianza delle sue relazioni «istituzionali» con altre realtà coeve;
  • Testimonianza della società civile in cui agisce,

target del progetto

Il progetto, durato circa 6 mesi, ha consentito “il recupero” e la valorizzazione di 600 unità di archiviazione (fascicoli, faldoni, etc) e di circa 19.000 unità fotografiche distinguibili in negativi, positivi, diapositive e schede che testimoniano tutte le attività (nonché i lavori e le iniziative) promosse nel sito. Oggi Il Museo e Real Bosco di Capodimonte e la comunità di riferimento, possono fruire di strumenti (i mezzi di corredo) che danno voce e sono espressione di “percorso storico -istituzionale e culturale “ che lega il Museo alla città ed alla sua storia da oltre 200 anni