Conservazione digitale a norma: come rendere affidabili i documenti digitali

Conservazione digitale a norma: come rendere affidabili i documenti digitali

La Conservazione Digitale dei documenti informatici e degli archivi digitali è un insieme di processi, regole e attività articolate e complesse, finalizzate ad assicurare e mantenere l’intelligibilità, l’autenticità, l’integrità e la reperibilità, nonché l’affidabilità dei documenti digitali. Gli utenti possono così identificare, ricercare, consultare e fruire le informazioni di cui hanno bisogno anche nel lungo periodo, in un ambiente caratterizzato dalla costante modifica della tecnologia e in condizioni che assicurino la presunzione di autenticità probatoria dei documenti medesimi.

Conservare nel medio e lungo periodo non significa soltanto conservare documenti digitali nei formati prescritti dalla normativa o seguire i processi prestabiliti e arricchiti dai metadati obbligatori, si tratta anche di affrontare un nodo cruciale, riconducibile all’immagine di credibilità, affidabilità e al grado di fiducia che un soggetto conservatore è in grado di assicurare complessivamente alla propria struttura e ai contenuti che conserva.

Gli aspetti legati al grado di stabilità della struttura organizzativa e alla responsabilità amministrativa, la conformità allo standard OAIS (Open Archival Information System), l’adozione di policy e di adeguate procedure formalizzate da parte del conservatore, la sostenibilità finanziaria dimostrabile nel lungo periodo, l’idoneità dell’infrastruttura tecnologica e la sicurezza del sistema, si traducono in una dichiarazione di assunzione di responsabilità per la conservazione e per tutte le attività correlate che dimostra l’affidabilità del processo oltre che la sua obbligatorietà.

La normativa vigente

La Conservazione Digitale – una volta detta conservazione sostitutiva – è stata codificata dall’art. 44 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n° 82 anche noto come Codice dell’Amministrazione Digitale. Già nel 2004 la delibera n.11 dell’allora CNIPA (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione) forniva il quadro tecnico, da seguire per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico, atto a garantire la conformità dei documenti agli originali fornendo validità legale al documento informatico, ovvero rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico.

Il 23 gennaio 2004 è stato emanato il Decreto del Ministro dell'Economia e Finanze attraverso cui si definivano le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Si stabiliva che, affinché i documenti potessero avere rilievo ai fini fiscali, dovevano essere caratterizzati da una forma e da un contenuto non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione grazie al riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica.

L’evoluzione tecnologica che corre rapidamente ha imposto un continuo rinnovamento del quadro generale anche normativo: nel 2013 sono state emanate le Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione in vigore sino al 2021, ovvero fino all’introduzione delle recenti Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Proprio perché la conservazione digitale a norma consente di assicurare l’integrità e la valenza giuridica del documento digitale nel lungo periodo, superando così l’obsolescenza degli strumenti informatici, essa non solo pone le basi per la dematerializzazione nella pubblica amministrazione così come nel privato ma diventa obbligatoria per alcune tipologie documentarie.

Documenti da conservare

In ambito pubblico il CAD (Codice Amministrazione Digitale) definisce che il sistema di gestione documentale trasferisca al sistema di conservazione:

  • i fascicoli informatici chiusi e le serie informatiche chiuse
  • i fascicoli informatici e le serie aperte trasferendo i documenti in essi contenuti sulla base di specifiche esigenze dell’ente
  • i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici
  • le aggregazioni documentali informatiche

In ambito fiscale e per alcune tipologie documentarie rilevanti, il decreto del 17 giugno 2014 del Ministero dell’Economia e Finanze prescrive che debbano essere inviate in conservazione le scritture contabili ovvero:

  • Libri giornale
  • Libri degli inventari
  • Scritture contabili ausiliarie ad esempio il libro mastro
  • Libri sociali
  • Registri IVA
  • Registri dei beni ammortizzabili
  • Registri delle scritture ausiliarie di magazzino
  • Bilanci degli esercizi
  • Fatture attive e passive
  • Documenti di trasporto
  • Libro unico del lavoro

Il ruolo centrale del responsabile della conservazione

Ruolo chiave nell’ambito della Conservazione Digitale è affidato al Responsabile della Conservazione, il quale definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia. Tale figura non è da confondere con il Responsabile del Servizio di Conservazione, figura propria e interna al soggetto conservatore.

Il Responsabile della Conservazione nella Pubblica Amministrazione:

  • è un ruolo previsto dall’organigramma del Titolare dell’oggetto di conservazione;
  • è un dirigente o un funzionario interno formalmente designato e in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche;
  • può essere svolto dal responsabile della gestione documentale o dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.

Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al soggetto conservatore.

Tuttavia, nel caso in cui il servizio di conservazione venga esternalizzato, molte attività possono essere volte dal responsabile del servizio di conservazione, figura differente e interna al soggetto conservatore.