Archivio Ibrido:sfida e opportunità

Le aziende e le pubbliche amministrazioni si trovano oggi ad operare in un contesto poliedrico: da una parte la spinta sempre più forte verso la digitalizzazione di processi e di documenti, dall’altra la consuetudine a produrre documenti cartacei e/ o dematerializzati con processi massivi e on demand di scansione. Gli archivi e i fascicoli sono di fatto ibridi. La sfida e allo stesso tempo l’opportunità che questa situazione ci pone è complessa, tocca “punti nevralgici” della gestione documentale, soprattutto in ambiente digitale:

Garantire un accesso immediato ai documenti e alle informazioni indipendentemente dalla natura del supporto e dalla localizzazione fisica degli stessi
Garantire il valore giuridico-probatorio dei fascicoli
Garantire la tutela e riservatezza delle informazioni
Far emergere la reale visione e funzione dell’archivio come fondamento dei diritti legali dei cittadini e insieme fonte primaria per la costruzione di una memoria storica della collettività

Sfida e opportunità, perché questo contesto ci obbliga a ripensare criticamente e positivamente il valore dell’archivio, indipendentemente che esso sia fisico e/o digitale. Ci obbliga a “ri-scoprire” il valore e la funzione degli strumenti primi di organizzazione e gestione di un archivio e della gestione documentale – il piano di classificazione, la registrazione del protocollo, la fascicolazione, il rispetto e l’esaltazione del vincolo archivistico- ma soprattutto ci obbliga a ripensare in una chiave completamente diversa il rapporto tra archivio e sistemi informatici per la gestione documentale. I sistemi informatici sono uno strumento, non il fine della gestione documentale, per essere realmente efficienti ed efficaci, non meri repository, devono fare propri gli strumenti archivistici della gestione documentale sopra citati, esprimendoli. Un sistema efficiente di gestione documentale deve infatti fare fronte alla naturale ridondanza e frammentazione informativa, che la “multicanalità” di produzione dei documenti e l’abitudine consolidata a “stampare” documenti informatici genera, convogliando significativamente le informazioni e i documenti in unico “punto di accesso” che sia anche il trigger per workflow digitali, documentali e procedurali.I sistemi informatici da soli non possono assolvere a funzioni ed esigenze così diversificate e complesse che devono essere coerenti con lo specifico contesto normativo-culturale ed archivistico italiano: contesto che fonda i diritti dei cittadini sulla prova documentale e sulla “diplomatica” del documento al di là del suo supporto fisico.Un sistema di gestione documentale richiede un approccio multidisciplinare archivistico, normativo, gestionale, informatico:

Archivistico: perché l’analisi del contesto di riferimento e di produzione è l’imprescindibile punto di partenza per la progettazione e il roll out di un sistema documentale , di conservazione a lungo termine , e delle relative procedure di governance;
Normativo: perché la definizione del perimetro normativo supporta le procedure di gestione e governance dei documenti anche in relazione al supporto, e ne mitiga quindi il rischio associato;
Gestionale: perché i documenti non sono oggetti isolati e a sè stanti, ma funzionalmente concretizzano funzioni e attività in carico ad un soggetto produttore;
Informatico: perché i sistemi devono rispondere ai requisiti di progetto e processo propri della gestione documentale e dello specifico contesto di riferimento; realizzandosi in una user experience immediata, di facile, ma non banale, fruizione.

L’approccio multidisciplinare è l’unico che consente nell’ambito dell’analisi di un complesso documentale, in particolare di quello ibrido, un’efficiente e necessaria analisi delle criticità , dei relativi rischi associati e della azioni correttive:

Ridondanza delle informazioni;
Parcellizzazione delle informazioni e dei documenti;
Set di metadati di archiviazione e di ricerca non coerenti ed esaustivi;
Semantica dei dati e dei metadati non standardizzata ;
Perdita di controllo sulla produzione e gestione delle informazioni e dei documenti;
Assenza di responsabilità (livelli, ambiti) chiare e definite.

Solo se un sistema di gestione documentale è il risultato finale di questo processo composito ed articolato può assolvere agli obiettivi di efficienza (protocollo), efficacia (classificazione), trasparenza (fascicolazione) che si traducono in continuo miglioramento ed economicità dei procedimenti. Solo così può diventare il “valore aggiunto” a cui gli utenti fanno riferimento.Questo è l’approccio consulenziale che ha sempre caratterizzato i servizi di Italarchivi, che oggi mette a disposizione il portale Hub3 Document Management, un potente strumento ECM (Enterprise Content Management) che permette di archiviare, condividere, ottimizzare i processi documentali, efficientando i costi di gestione. In una visione olistica dei servizi della gestione documentale Italarchivi garantisce anche il servizio di conservazione digitale a norma. Essendo accreditata come conservatore presso l’Agenzia per l’Italia Digitale dispone di tutte le autorizzazioni, certificazioni e risorse tecnologiche/organizzative necessarie.Il servizio consente:

Poter disporre di un documento digitale avente valore legale ed opponibile a terzi
Poter procedere con lo scarto ed il macero eventuale del documento analogico nel rispetto dei tempi minimi di conservazione.
Vengono assicurate le caratteristiche di integrità, affidabilità, immodificabilità, leggibilità e fruibilità dei documenti conservati.

Nel caso in cui i documenti non fossero nativi digitali Italarchivi propone il servizio di dematerializzazione, al fine di poter rendere possibile la consultazione da remoto di tutte le informazioni che dovessero servire al personale impiegato. Anche in modalità Smart Working.I nostri Centri di Scansione sono allestiti con hardware e software di ultima generazione. Gli scanner garantiscono un’acquisizione di oltre 100 pagine per minuto, con funzionalità molto avanzate sul controllo immagine già a bordo produzione. Il software è una soluzione proprietaria specificatamente pensata per ottimizzare la fase di acquisizione immagini e successivo controllo, data entry degli operatori.Le procedure di digitalizzazione e le strumentazioni hardware e software utilizzate garantiscono la piena corrispondenza fra le copie per immagini prodotte e gli originali analogici da cui sono tratte.La nostra soluzione Hub3 Document Management è l’unica soluzione pensata e studiata per la gestione contemporanea degli archivi cartacei e digitali. In un unico portale lavorativo.Una suite di soluzioni per la gestione documentale basata su un approccio moderno all’organizzazione della gestione dei documenti e delle informazioni:

Riduzione dei costi di gestione e di archiviazione dei documenti
Ottimizzazione delle attività di back office nella gestione del materiale documentale
Efficientamento e razionalizzazione: gestione della documentazione e del suo contenuto informativo, eliminazione della possibile frammentazione del contenuto informativo e contestuale ridondanza dello stesso
Fruizione immediata, nel rispetto del contenuto informativo, della documentazione da parte dei soli stakeholder competenti ed autorizzati