L’incremento nella consultazione di pratiche edilizie rilevato negli ultimi anni dai Comuni, a seguito anche dell’introduzione del D.L. n. 34/2020, art 119 (il cosiddetto Superbonus 110%), ha evidenziato la necessità per le Pubbliche Amministrazioni di ammodernare l’intero ambito della gestione documentale e degli archivi garantendo:

Attraverso la certificazione di processo viene assicurata la perfetta corrispondenza tra la forma e il contenuto del documento informatico e l’originale analogico da cui è tratto, garantendone così l’efficacia probatoria.

PRATICHE EDILIZIE: DEFINIZIONE

Il fascicolo di una pratica edilizia consiste nell’aggregazione delle unità documentarie ricevute o prodotte tra la singola domanda e il provvedimento finale relativo a quella specifica richiesta.

ANALISI DELLA DOCUMENTAZIONE

Gli interlocutori principali coinvolti nei progetti di dematerializzazione delle pratiche edilizie dei Comuni sono soprattutto l’Ufficio Edilizia privata e le figure incaricate della gestione degli archivi e dell’accesso agli atti.

L’analisi preliminare delle pratiche e dei fascicoli può ovviamente essere eseguita anche utilizzando eventuali strumenti di corredo già esistenti, e con la collaborazione del Soggetto Produttore e dei funzionari che vi lavorano.

PROCESSO DI DEMATERIALIZZAZIONE

A seguito dell’analisi archivistica preliminare, si procede con la normalizzazione della documentazione, ovvero alla rimozione di eventuali rilegature e di ogni elemento che possa rappresentare un ostacolo per l’acquisizione allo scanner.

CERTIFICAZIONE DI PROCESSO

Con la pubblicazione da parte di AgID dell’Allegato 3 delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico (maggio 2021), il legislatore ha definitivo le modalità per attribuire alle copie informatiche di documenti analogici, risultanti dalla dematerializzazione, lo stesso valore probatorio degli originali cartacei.

Come evidenziato, le pratiche edilizie possono essere prese ‘ad esempio’ dagli Enti della Pubblica Amministrazione per applicare metodologie di lavoro innovative derivanti dalla normativa in ambito di dematerializzazione e digitalizzazione dei processi, grazie alle quali migliorare l’efficienza ed efficacia dei servizi offerti, riducendo al contempo i ritardi e gli oneri.

I documenti sanitari rappresentano una delle sfide più complesse nell’ambito della gestione documentale per l’impatto che possono avere in molteplici aree particolarmente delicate quali:

Tutti questi aspetti si riflettono sulle normative che regolano non solo la gestione documentale degli enti pubblici e privati, ma anche sugli ambiti della documentazione sanitaria.

I documenti sanitari, e i dati in essi contenuti, rientrano inoltre anche nell’ambito di interesse delle norme sulla protezione dei dati personali.

La conservazione digitale di tali documenti è molto delicata ed è quindi necessario fare riferimento a norme specifiche. Un primo riferimento fondamentale, come anticipato, è la Circolare 61/1986 del Ministero della salute, dove si prescrive che “le cartelle cliniche, unitamente ai relativi referti, vanno conservate illimitatamente”. Nei punti successivi vengono poi definite le corrette modalità di gestione e conservazione della documentazione presso la struttura ospedaliera.

La corretta impostazione di un progetto di digitalizzazione dell’archivio non può prescindere da un’accurata   analisi  giuridica e archivistica dei documenti conservati, della struttura del fascicolo e dei tempi di tenuta.

Mentre le prime vanno custodite per un periodo non inferiore ai 10 anni, i secondi vanno invece conservati per un tempo illimitato.

La Certificazione di Processo, modalità già prevista dagli articoli 22 comma 1bis e 23-ter comma 1bis del CAD (Codice di Amministrazione Digitale), è oggi normata dall’Allegato 3 delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che ne descrive le prassi di adozione.

Rappresenta una modalità attraverso la quale il legislatore mira a favorire la dematerializzazione di elevate quantità di documenti analogici assicurando l’efficacia probatoria dei documenti informatici e delle copie. Si sostanzia quindi in una certificazione di prodotto/servizio - ovvero come una forma di “assicurazione diretta”, con cui una terza parte indipendente accerta la rispondenza di un determinato prodotto o servizio ai requisiti di legge applicabili o a procedure regolamentari autonomamente individuate; e in una certificazione di sistema o di processo - intesa come una forma di “assicurazione indiretta”, in quanto assicura la capacità di un’organizzazione di strutturarsi e gestire le proprie risorse ed i propri processi produttivi in modo tale da identificare e soddisfare i requisiti stabiliti dalle parti interessate. [ Fonte Allegato 3, Linee Guida AgID ]

Bisogna pensare pertanto alla certificazione di processo nell’ambito di una progettualità complessa e interdisciplinare che si struttura in più fasi articolate secondo una visione globale in cui sono imprescindibili alcuni aspetti tra cui:

Un progetto così strutturato deve prevedere almeno tre fasi: analisi, progettazione ed esecuzione.

Analisi

Durante la fase di analisi è necessario considerare e approfondire l’oggetto di intervento e le esigenze del titolare dell’archivio che intende avviare un progetto di dematerializzazione con processo certificato.

Progettazione

A seguito di una prima fase di approfondita analisi si può procedere alla elaborazione della fase di progettazione che dovrà prevedere la descrizione delle attività da compiere ante scansione, della definizione dei ruoli ponendo particolare attenzione nel riportare gli attori e le responsabilità coinvolte, delle sottofasi costituenti il processo di digitalizzazione comprensivo di definizione degli elementi informativi di supporto al processo, del metodo di campionamento, di identificazione e di raffronto nell’ambito della certificazione iniziale e di chiusura.

Esecuzione

La realizzazione del progetto dovrebbe coincidere in linea di massima con la sua progettazione. Qualora ciò non accadesse sarà necessario documentare in quali momenti, aspetti e fasi l’esecuzione del processo si è discostata dalla sua progettazione, quali sono state eventualmente le criticità emerse e come sono state affrontate. Utile sottolineare anche i tempi di realizzazione del progetto e le risorse utilizzate in termini economici e umani.

Un aspetto molto importante da analizzare e affrontare in ogni fase, ed eventuale sottofase, è l’analisi dei rischi e la gestione degli stessi, mettendo in evidenza le criticità riscontrate e le azioni da attuare per mitigarne gli effetti.

Si può concludere quindi, che la certificazione di processo non rappresenta solo un’attività, seppur importante, di raffronto del documento originale e della copia da cui è tratta e che permette di estendere il valore probatorio semplice o privilegiato a tutto l’archivio oggetto di certificazione, ma si deve basare sulla solidità e l’affidabilità dell’organizzazione che si occupa di processi di dematerializzazione certificati.

La Conservazione Digitale dei documenti informatici e degli archivi digitali è un insieme di processi, regole e attività articolate e complesse, finalizzate ad assicurare e mantenere l’intelligibilità, l’autenticità, l’integrità e la reperibilità, nonché l’affidabilità dei documenti digitali. Gli utenti possono così identificare, ricercare, consultare e fruire le informazioni di cui hanno bisogno anche nel lungo periodo, in un ambiente caratterizzato dalla costante modifica della tecnologia e in condizioni che assicurino la presunzione di autenticità probatoria dei documenti medesimi.

La normativa vigente

La Conservazione Digitale – una volta detta conservazione sostitutiva – è stata codificata dall’art. 44 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n° 82 anche noto come Codice dell’Amministrazione Digitale. Già nel 2004 la delibera n.11 dell’allora CNIPA (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione) forniva il quadro tecnico, da seguire per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico, atto a garantire la conformità dei documenti agli originali fornendo validità legale al documento informatico, ovvero rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico.

Documenti da conservare

In ambito pubblico il CAD (Codice Amministrazione Digitale) definisce che il sistema di gestione documentale trasferisca al sistema di conservazione:

In ambito fiscale e per alcune tipologie documentarie rilevanti, il decreto del 17 giugno 2014 del Ministero dell’Economia e Finanze prescrive che debbano essere inviate in conservazione le scritture contabili ovvero:

Il ruolo centrale del responsabile della conservazione

Ruolo chiave nell’ambito della Conservazione Digitale è affidato al Responsabile della Conservazione, il quale definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia. Tale figura non è da confondere con il Responsabile del Servizio di Conservazione, figura propria e interna al soggetto conservatore.

Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al soggetto conservatore.