FIDEURAM
FIDEURAM
Fideuram fa parte del Gruppo Intesa Sanpaolo. La sua specializzazione nell’offerta di servizi di consulenza in grado di soddisfare esigenze finanziarie, previdenziali e assicurative dei suoi clienti attraverso soluzioni personalizzate, la rendono la prima Private Bank in Italia e tra le prime nell’Area Euro.
Peculiarità della dell’istituto è di operare attraverso private banker, che si occupano in prima persona dei clienti e delle loro necessità, quindi esigenze di flessibilità e rapidità di intervento.
Le necessità
Fideuram aveva necessità di una soluzione documentale in grado di garantire il controllo intellettuale sulla documentazione inviata dalla rete ed effettuare una verifica puntuale sulla correttezza di quanto pervenuto ed archiviato. In particolare:
- Raccogliere la documentazione prodotta dalla rete e avere evidenza dell’arrivo del documento in archivio tramite un sistema che garantisca il tracking dei documenti
- Verificare congruenza e corretta compilazione della modulistica relativa agli adempimenti della clientela, prodotti e operazioni di gestione, prima dell’archiviazione.
- Poter monitorare i processi in termini di performance, rispetto delle SLA e KPI
- Visualizzare in tempi rapidi i documenti trattati, interagendo dove necessario con l’operatività, ed infine interfacciarsi con i sistemi informativi aziendali per l’aggiornamento dei flussi dati.
La Soluzione
La scelta di Fideuram è stata di affidarsi ad un partner qualificato con cui avviare un processo di BPO diretto all’esternalizzazione di alcuni processi di gestione documentale. Il servizio, personalizzato sulle esigenze di FIDEURAM, prevede la presa in carico del flusso di lavoro completo, dalla ricezione del cartaceo, al suo trattamento, fino all’archiviazione.
Nel dettaglio il processo è articolato nel modo seguente:
- attività di ricezione, smistamento e registrazione documentazione dalla rete
- digitalizzazione e indicizzazione
- verifica della corretta compilazione della documentazione e segnalazione dei documenti non conformi
- Pubblicazione su sistema Italarchivi, condivisione e risoluzione delle anomalie, secondo procedure preventivamente concordate per ciascuna tipologia documentale
- Trasferimento dei dati e delle immagini al gestionale Fideuram attraverso interfaccia di scambio flussi
- Archiviazione degli originali cartacei.
- Evidenza attraverso report periodici delle performance in termini di SLA e KPI
Il processo è supportato da una infrastruttura tecnologica e da una piattaforma applicativa che garantiscono la gestione e integrazione dei processi, l’immediato trasferimento delle immagini e delle informazioni dei documenti trattati e l’aggiornamento dei sistemi informativi del Cliente.
L'evoluzione
La piattaforma così strutturata e condivisa con il cliente, un team di lavoro specializzato sulla documentazione da trattare, un’interazione quotidiana fra i sistemi informativi, permette con facili implementazioni di poter attivare con facilità e tempistiche rapide nuovi processi legati a nuove esigenze e nuove tipologie documentali.
L’esperienza acquisita con Fideuram, per complessità e completezza rappresenta un’esperienza significativa che ci ha permesso di acquisire un know how specifico nel BPO del settore bancario e ha rappresentato il punto di partenza e ispirazione per numerosi altri progetti da noi realizzati e in essere nel settore bancario.
INAIL
INAIL
L’Inail, Istituto Nazionale Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro, è un Ente pubblico non economico che gestisce l'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, il cui patrimonio documentale è fondamento dei diritti legali dei cittadini ed insieme fonte primaria per la costruzione memoria storica della collettività.
La sfida
Nel 2017 abbiamo iniziato la nostra collaborazione con Inail: la principale necessità ed obiettivo primario del servizio è stata la creazione di un unico archivio informatico, partendo da archivi informatici ereditati da outsourcers diversi e sedimentatesi negli anni con criteri differenti, e la messa a disposizione di un sistema di gestione documentale per la fruizione del patrimonio documentale ed informativo da parte di tutti i dipendenti dell’Istituto.
La soluzione
La definizione di un unico archivio informatico web based è stata possibile solo attraverso una fattiva e costante collaborazione con l’istituto, che ha dato vita ad un sotto progetto ad hoc, con un team multidisciplinare dedicato, organizzato in tavoli tecnici fra gli stakeholders coinvolti. Il sottoprogetto si è sviluppato in:
- Fase 1: analisi delle basi dati ricevute per avere contezza del contesto di riferimento (gerarchia dei soggetti produttori, serie documentali prodotte, livello delle unità di archiviazione, metadati descrittivi, criteri di sedimentazione e di ricerca del complesso documentale)
- Fase 2: standardizzazione semantica dei metadati descrittivi e delle serie documentali, standardizzazione sinottica della nominazione dei soggetti produttori in relazione alle UOO definite dall’Istituto,
- Fase 3: definizione del sistema di autenticazione e profilazione in ottemperanza alla normativa in essere ed alle policy di protezione dei dati e delle informazioni dell’istituto
- Fase 4: pubblicazione dell’archivio unico informatizzato sul sistema di gestione documentale GEMINI, per la fruizione condivisa e strutturata dei documenti e delle informazioni, e non ultimo per il monitoraggio del servizio e della sua consuntivazione ai fini della fatturazione.
I risultati ottenuti
Il lavoro svolto ci ha permesso di creare un archivio informatico sul sistema GEMINI costituito da:
- Circa 24 milioni di unità di archiviazione
- 560 utenti profilati, organizzati in 310 gruppi con profili e capability sul sistema diversi e rispondenti alle policy dell’Istituto
- 668 soggetti produttori mappati
- 189 serie documentali censite
La creazione dell’archivio informatico unico è stata anche l’occasione per:
- Definire con l’istituto una procedura per l’esternalizzazione e l’indicizzazione della documentazione alla comunità di interesse;
- Individuare una parte dell’archivio storico (ca 100.000 unita di archiviazione) e procedere con una sua indicizzazione;
- Individuare e censire parte della biblioteca “storica” e procedere ad una sua catalogazione
- Esaltare il valore e la funzione dell’archivio in una strategia di improvement dell’azione amministrativa
MUSEO CAPODIMONTE
MUSEO E REAL BOSCO CAPODIMONTE
Il Museo di Capodimonte viene inaugurato nel 1957, a seguito di un’intensa opera di ristrutturazione e riallestimento mirante a porre rimedio alla distruzione bellica e alla dispersione delle collezioni, per la cui conservazione ed esposizione il palazzo stesso era stato voluto dal re Carlo III di Borbone sulla collina di Capodimonte. Nato come tenuta di caccia per volere di Carlo III di Borbone che ne avviò la sistemazione subito dopo l’ascesa al trono nel 1734, con opere di espropriazione ed acquisti, il sito di Capodimonte associa fin da subito le attività venatorie e residenziali a quelle silvo-agresti-pastorali. Il sito nasce come riserva di caccia di Re Carlo III ed è stato residenza reale per tre dinastie: i Borbone, i sovrani francesi Giuseppe Bonaparte e Gioacchino Murat e i Savoia dopo l'Unità d’Italia.
Il progetto: gli interventi effettuati
Gli obiettivi della collaborazione con il Museo e Real Bosco di Capodimonte sono stati il riordinamento e l’inventariazione dell’archivio storico, per garantirne una corretta e funzionale conservazione, gestione e fruizione., e la creazione di una sezione d’archivio in locali appositamente deputati.
Il progetto ha visto in un primo momento la mappatura di tutti i locali di archivio in cui originariamente era conservata la documentazione e ad una esaustiva ricognizione archivistica, che ha consentito la redazione di un “Elenco di Scarto” da sottoporre alla Direzione Generale degli Archivi (DGA) per il macero della documentazione non rispondente a fini storico - amministrativi e una “Relazione di Ricognizione Archivistica” mirante a distinguere soggetti produttori, serie archivistiche e documentazione eterogenea presente nei locali d’archivio. Il riordinamento sulle e delle carte ha condotto alla creazione di una struttura gerarchica, in cui risultano evidenti le relazioni intessute tra i Soggetti Produttori/Unità Organizzative e la documentazione da essi prodotta nell’esercizio delle proprie funzioni, esplicitando il naturale vincolo archivistico sotteso all’intero complesso. Nonostante la “vischiosità” delle carte (confusione di competenze e attività nel corso degli anni e tra le diverse istituzioni), sono emersi quattro “soggetti produttori”:
- Parrocchia di San Gennaro al Bosco (1779-1940)
- Direzione Provinciale della Real Casa in Napoli (1830-1965)
- Soprintendenza Belle Arti e Paesaggio per il Comune e la città di Napoli (1969-2015)
- Direzione Real Bosco di Capodimonte (1919-2016)
La successiva attenta disamina delle carte in fase di Inventariazione digitale e le ricerche storiografiche svolte hanno poi condotto ad una più puntuale comprensione dei rapporti intercorsi tra i soggetti produttori individuati. Gli enti/Unità organizzative riconosciuti dalle carte avevano come funzione determinante la gestione del Bosco e Parco di Capodimonte; nello specifico, la gestione economico-amministrativa degli edifici presenti nel sito monumentale e della loro ordinaria e straordinaria manutenzione, la gestione del personale in servizio nel sito; della ordinaria e straordinaria manutenzione del verde, ovvero dei Giardini all’Italiana e all’Inglese (dislocati nei pressi del Palazzo Reale), della parte boschiva e delle aree anticamente interessate da attività agro-silvo-pastorali. L’Archivio del Museo e Real Bosco di Capodimonte è stato ripartito in quattro sub-fondi, individuati in base al riconoscimento degli enti succedutisi nella gestione del sito:
- Parrocchia di San Gennaro al Bosco (1779-1940)
- Direzione Provinciale della Real Casa in Napoli (1830-1965)
- Soprintendenza Belle Arti e Paesaggio per il Comune e la città di Napoli (1969-2015)
- Direzione Real Bosco di Capodimonte (1919-2016)
Caratteristica saliente dell’intero nucleo documentario è la cosiddetta “vischiosità” delle carte prodotte dai vari enti coinvolti nella gestione del Parco, per cui la discriminazione di un sub-fondo dall’altro è f stata frutto di una valutazione critica che tenta di prendere in considerazione differenti criteri:
- L’identificazione del Soggetto Produttore, determinata chiaramente dall’intestazione delle carte;
- La datazione cronologico-istituzionale di ciascun Soggetto Produttore;
- La necessità di recuperare al complesso documentario un ordinamento logico, organico e funzionale, per rendere possibile l’orientamento dell’utente all’interno dell’archivio
- La ricerca all’interno delle carte, finalità fondamentale per un istituto di tale valenza
Il riordinamento e l’inventariazione del corpus documentale hanno rivelano l’intenso rapporto fra l’ente ed il tessuto sociale cui ineriva ed interagiva, esaltando il ruolo dell’archivio quale
- Testimonianza della relazione con il territorio;
- Testimonianza delle sue relazioni «istituzionali» con altre realtà coeve;
- Testimonianza della società civile in cui agisce,
target del progetto
Il progetto, durato circa 6 mesi, ha consentito “il recupero” e la valorizzazione di 600 unità di archiviazione (fascicoli, faldoni, etc) e di circa 19.000 unità fotografiche distinguibili in negativi, positivi, diapositive e schede che testimoniano tutte le attività (nonché i lavori e le iniziative) promosse nel sito. Oggi Il Museo e Real Bosco di Capodimonte e la comunità di riferimento, possono fruire di strumenti (i mezzi di corredo) che danno voce e sono espressione di “percorso storico -istituzionale e culturale “ che lega il Museo alla città ed alla sua storia da oltre 200 anni