I documenti sanitari: una delle sfide più complesse nell’ambito della gestione documentale

I documenti sanitari: una delle sfide più complesse nell’ambito della gestione documentale

I documenti sanitari rappresentano una delle sfide più complesse nell’ambito della gestione documentale per l’impatto che possono avere in molteplici aree particolarmente delicate quali:

  • gli ambiti correlati alla gestione documentale e la conservazione a norma dei documenti
  • la privacy e la gestione in sicurezza dei dati sensibili riguardanti lo stato di salute
  • l’ambito economico per i noti costi del sistema sanitario nazionale

Tutti questi aspetti si riflettono sulle normative che regolano non solo la gestione documentale degli enti pubblici e privati, ma anche sugli ambiti della documentazione sanitaria.

Il quadro normativo che regolamenta i tempi di conservazione fa riferimento in particolare a due norme specifiche:

  • la Circolare n. 61 del 19 dicembre 1986 del Ministero della Sanità che si concentra sulle modalità di gestione e conservazione delle cartelle cliniche;
  • il Decreto 14 febbraio 1997 del Ministero della Salute che invece prende in esame specificamente la documentazione radiologica e di medicina nucleare.

I documenti sanitari, e i dati in essi contenuti, rientrano inoltre anche nell’ambito di interesse delle norme sulla protezione dei dati personali.

Il GDPR (Regolamento Europeo 679/2016) già nelle considerazioni preliminari, al punto 35 determina che “nei dati personali relativi alla salute dovrebbero rientrare tutti i dati riguardanti lo stato di salute dell'interessato che rivelino informazioni connesse allo stato di salute fisica o mentale passata, presente o futura dello stesso. Questi comprendono informazioni sulla persona fisica raccolte nel corso della sua registrazione al fine di ricevere servizi di assistenza sanitaria o della relativa prestazione, […] le informazioni risultanti da esami e controlli effettuati su una parte del corpo o una sostanza organica, compresi i dati genetici e i campioni biologici; e qualsiasi informazione riguardante, ad esempio, una malattia, una disabilità, il rischio di malattie, l'anamnesi medica, i trattamenti clinici o lo stato fisiologico o biomedico dell'interessato”.

L’art. 4 prosegue definendo specificamente, fra gli altri anche i dati relativi alla salute come “i dati personali attinenti alla salute fisica o mentale di una persona fisica, compresa la prestazione di servizi di assistenza sanitaria, che rivelano informazioni relative al suo stato di salute”.

A questi aspetti bisogna poi integrare di volta in volta i possibili aggiornamenti derivanti dai provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali.

La conservazione digitale di tali documenti è molto delicata ed è quindi necessario fare riferimento a norme specifiche. Un primo riferimento fondamentale, come anticipato, è la Circolare 61/1986 del Ministero della salute, dove si prescrive che “le cartelle cliniche, unitamente ai relativi referti, vanno conservate illimitatamente”. Nei punti successivi vengono poi definite le corrette modalità di gestione e conservazione della documentazione presso la struttura ospedaliera.

Il Decreto 14 febbraio 1997 regola invece le modalità e i tempi di conservazione dei documenti radiologici e di medicina nucleare. Esso suddivide la documentazione radiologica in due categorie:

  • Immagini radiologiche
  • Referti radiologici

La corretta impostazione di un progetto di digitalizzazione dell’archivio non può prescindere da un’accurata   analisi  giuridica e archivistica dei documenti conservati, della struttura del fascicolo e dei tempi di tenuta.

Nell’analisi e nella progettualità del processo occorre, inoltre,  considerare una definizione dei criteri di implementazione e aggiornamento del fascicolo coerente con la natura del documento e con l’organizzazione funzionale del fascicolo medesimo.

 

Il processo di dematerializzazione /digitalizzazione potrebbe prevedere anche una fase di riordino fisico e/o logico della documentazione, laddove la sedimentazione originaria non abbia previsto una organizzazione gerarchica-funzionale in sottofascicoli. (D.P.R 10 10 gennaio 1957 n. 3, D.P.R. 3 maggio 1957 n. 686).

 

Questo complesso e puntuale lavoro consente agli archivisti di progettare e realizzare una soluzione di dematerializzazione e digitalizzazione coerente con un progetto di gestione documentale che consideri l’intero ciclo di vita del fascicolo. Il soggetto produttore può così lavorare sull’efficienza dei processi, un lavoro quindi strutturato sintetizzabile in:

  • Ottimizzazione ed efficientamento dell’attività del back office dell’area HR e Payroll nella gestione della documentazione del fascicolo
  • Definizione di corretti criteri di implementazione del fascicolo
  • Efficientamento e razionalizzazione gestione della documentazione e del suo contenuto informativo
  • Eliminazione della possibile frammentazione del contenuto informativo e contestuale ridondanza dello stesso
  • Fruizione immediata e nel rispetto del contenuto informativo della documentazione da parte dei soli stakeholders competenti ed autorizzati
  • Accesso e consultazione nel rispetto del contesto normativo in essere:
  • Tutela e protezione delle informazioni
  • Archiviazione dei dati nel rispetto del registro del trattamento dei dati del singolo Titolare del trattamento dei dati
  • Conservazione digitale a lungo termine e testimonianza del contenuto valoriale della documentazione.

Mentre le prime vanno custodite per un periodo non inferiore ai 10 anni, i secondi vanno invece conservati per un tempo illimitato.

Il panorama normativo a cui bisogna fare riferimento non si esaurisce nelle norme che regolano specificamente la documentazione sanitaria ma comprende anche tutte quelle norme che trasversalmente regolano la gestione e conservazione dei documenti digitali, soprattutto il CAD (D.lgs. 82/2005).

Nel contesto della gestione e conservazione dei documenti sanitari un’importanza rilevante è assunta dal Dossier Sanitario Elettronico (DSE) e il Fascicolo Sanitario Elettronico (FSE).

Col termine Dossier Sanitario Elettronico si intende sinteticamente uno strumento che di norma viene gestito da un unico titolare del trattamento, come ad esempio un ospedale o una clinica.

Il Fascicolo Sanitario Elettronico invece raccoglie le informazioni inerenti allo stato di salute di una persona, grazie al quale è possibile avere una visione di insieme, ricostruirne la sua storia clinica ed è collegato invece direttamente al sistema sanitario. Rileva quindi i dati da più titolari, cioè più strutture sanitarie del territorio.

Tale molteplicità normativa non riguarda solamente gli ambiti della gestione e conservazione dei documenti, ma anche le modalità del loro smaltimento. Dunque, data la complessità del settore, risulta sempre più necessario affidarsi a professionisti altamente qualificati.


Certificazione di processo: una procedura strategica per la dematerializzazione dei documenti informatici

Certificazione di processo

Una procedura strategica per la dematerializzazione dei documenti informatici

La Certificazione di Processo, modalità già prevista dagli articoli 22 comma 1bis e 23-ter comma 1bis del CAD (Codice di Amministrazione Digitale), è oggi normata dall’Allegato 3 delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che ne descrive le prassi di adozione.

Rappresenta una modalità attraverso la quale il legislatore mira a favorire la dematerializzazione di elevate quantità di documenti analogici assicurando l’efficacia probatoria dei documenti informatici e delle copie. Si sostanzia quindi in una certificazione di prodotto/servizio - ovvero come una forma di “assicurazione diretta”, con cui una terza parte indipendente accerta la rispondenza di un determinato prodotto o servizio ai requisiti di legge applicabili o a procedure regolamentari autonomamente individuate; e in una certificazione di sistema o di processo - intesa come una forma di “assicurazione indiretta”, in quanto assicura la capacità di un’organizzazione di strutturarsi e gestire le proprie risorse ed i propri processi produttivi in modo tale da identificare e soddisfare i requisiti stabiliti dalle parti interessate. [ Fonte Allegato 3, Linee Guida AgID ]

Bisogna pensare pertanto alla certificazione di processo nell’ambito di una progettualità complessa e interdisciplinare che si struttura in più fasi articolate secondo una visione globale in cui sono imprescindibili alcuni aspetti tra cui:

  • la deontologia di tutti gli attori coinvolti a vario titolo nel processo (Soggetto produttore, Deposito di conservazione e centro di dematerializzazione, Responsabile della funzione archivistica, Responsabile del progetto, Responsabile IT, addetti all’archivio, ect.)
  • l’affidabilità degli strumenti tecnologici utilizzati
  • l’idoneità della descrizione del processo di dematerializzazione
  • la periodicità dei controlli attuati per ogni fase dell’attività
  • la gestione del rischio

Un progetto così strutturato deve prevedere almeno tre fasi: analisi, progettazione ed esecuzione.

Analisi

Durante la fase di analisi è necessario considerare e approfondire l’oggetto di intervento e le esigenze del titolare dell’archivio che intende avviare un progetto di dematerializzazione con processo certificato.

È importante, inoltre, attuare un’approfondita analisi archivistica e diplomatica che dettagli le caratteristiche fisiche e logiche dei materiali, gli interventi di riordino e inventariazione se eseguiti o che si rendono necessari prima dell’avvio della digitalizzazione, nonché le caratteristiche documentali dell’archivio in oggetto. L’analisi deve essere condotta nel quadro del contesto regolamentare e normativo di riferimento tenendo conto delle risorse necessarie e di quelle disponibili.

Progettazione

A seguito di una prima fase di approfondita analisi si può procedere alla elaborazione della fase di progettazione che dovrà prevedere la descrizione delle attività da compiere ante scansione, della definizione dei ruoli ponendo particolare attenzione nel riportare gli attori e le responsabilità coinvolte, delle sottofasi costituenti il processo di digitalizzazione comprensivo di definizione degli elementi informativi di supporto al processo, del metodo di campionamento, di identificazione e di raffronto nell’ambito della certificazione iniziale e di chiusura.

Esecuzione

La realizzazione del progetto dovrebbe coincidere in linea di massima con la sua progettazione. Qualora ciò non accadesse sarà necessario documentare in quali momenti, aspetti e fasi l’esecuzione del processo si è discostata dalla sua progettazione, quali sono state eventualmente le criticità emerse e come sono state affrontate. Utile sottolineare anche i tempi di realizzazione del progetto e le risorse utilizzate in termini economici e umani.

Un aspetto molto importante da analizzare e affrontare in ogni fase, ed eventuale sottofase, è l’analisi dei rischi e la gestione degli stessi, mettendo in evidenza le criticità riscontrate e le azioni da attuare per mitigarne gli effetti.

Si può concludere quindi, che la certificazione di processo non rappresenta solo un’attività, seppur importante, di raffronto del documento originale e della copia da cui è tratta e che permette di estendere il valore probatorio semplice o privilegiato a tutto l’archivio oggetto di certificazione, ma si deve basare sulla solidità e l’affidabilità dell’organizzazione che si occupa di processi di dematerializzazione certificati.


Conservazione digitale a norma: come rendere affidabili i documenti digitali

Conservazione digitale a norma: come rendere affidabili i documenti digitali

La Conservazione Digitale dei documenti informatici e degli archivi digitali è un insieme di processi, regole e attività articolate e complesse, finalizzate ad assicurare e mantenere l’intelligibilità, l’autenticità, l’integrità e la reperibilità, nonché l’affidabilità dei documenti digitali. Gli utenti possono così identificare, ricercare, consultare e fruire le informazioni di cui hanno bisogno anche nel lungo periodo, in un ambiente caratterizzato dalla costante modifica della tecnologia e in condizioni che assicurino la presunzione di autenticità probatoria dei documenti medesimi.

Conservare nel medio e lungo periodo non significa soltanto conservare documenti digitali nei formati prescritti dalla normativa o seguire i processi prestabiliti e arricchiti dai metadati obbligatori, si tratta anche di affrontare un nodo cruciale, riconducibile all’immagine di credibilità, affidabilità e al grado di fiducia che un soggetto conservatore è in grado di assicurare complessivamente alla propria struttura e ai contenuti che conserva.

Gli aspetti legati al grado di stabilità della struttura organizzativa e alla responsabilità amministrativa, la conformità allo standard OAIS (Open Archival Information System), l’adozione di policy e di adeguate procedure formalizzate da parte del conservatore, la sostenibilità finanziaria dimostrabile nel lungo periodo, l’idoneità dell’infrastruttura tecnologica e la sicurezza del sistema, si traducono in una dichiarazione di assunzione di responsabilità per la conservazione e per tutte le attività correlate che dimostra l’affidabilità del processo oltre che la sua obbligatorietà.

La normativa vigente

La Conservazione Digitale – una volta detta conservazione sostitutiva – è stata codificata dall’art. 44 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n° 82 anche noto come Codice dell’Amministrazione Digitale. Già nel 2004 la delibera n.11 dell’allora CNIPA (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione) forniva il quadro tecnico, da seguire per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico, atto a garantire la conformità dei documenti agli originali fornendo validità legale al documento informatico, ovvero rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico.

Il 23 gennaio 2004 è stato emanato il Decreto del Ministro dell'Economia e Finanze attraverso cui si definivano le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Si stabiliva che, affinché i documenti potessero avere rilievo ai fini fiscali, dovevano essere caratterizzati da una forma e da un contenuto non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione grazie al riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica.

L’evoluzione tecnologica che corre rapidamente ha imposto un continuo rinnovamento del quadro generale anche normativo: nel 2013 sono state emanate le Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione in vigore sino al 2021, ovvero fino all’introduzione delle recenti Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Proprio perché la conservazione digitale a norma consente di assicurare l’integrità e la valenza giuridica del documento digitale nel lungo periodo, superando così l’obsolescenza degli strumenti informatici, essa non solo pone le basi per la dematerializzazione nella pubblica amministrazione così come nel privato ma diventa obbligatoria per alcune tipologie documentarie.

Documenti da conservare

In ambito pubblico il CAD (Codice Amministrazione Digitale) definisce che il sistema di gestione documentale trasferisca al sistema di conservazione:

  • i fascicoli informatici chiusi e le serie informatiche chiuse
  • i fascicoli informatici e le serie aperte trasferendo i documenti in essi contenuti sulla base di specifiche esigenze dell’ente
  • i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici
  • le aggregazioni documentali informatiche

In ambito fiscale e per alcune tipologie documentarie rilevanti, il decreto del 17 giugno 2014 del Ministero dell’Economia e Finanze prescrive che debbano essere inviate in conservazione le scritture contabili ovvero:

  • Libri giornale
  • Libri degli inventari
  • Scritture contabili ausiliarie ad esempio il libro mastro
  • Libri sociali
  • Registri IVA
  • Registri dei beni ammortizzabili
  • Registri delle scritture ausiliarie di magazzino
  • Bilanci degli esercizi
  • Fatture attive e passive
  • Documenti di trasporto
  • Libro unico del lavoro

Il ruolo centrale del responsabile della conservazione

Ruolo chiave nell’ambito della Conservazione Digitale è affidato al Responsabile della Conservazione, il quale definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia. Tale figura non è da confondere con il Responsabile del Servizio di Conservazione, figura propria e interna al soggetto conservatore.

Il Responsabile della Conservazione nella Pubblica Amministrazione:

  • è un ruolo previsto dall’organigramma del Titolare dell’oggetto di conservazione;
  • è un dirigente o un funzionario interno formalmente designato e in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche;
  • può essere svolto dal responsabile della gestione documentale o dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.

Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al soggetto conservatore.

Tuttavia, nel caso in cui il servizio di conservazione venga esternalizzato, molte attività possono essere volte dal responsabile del servizio di conservazione, figura differente e interna al soggetto conservatore.


Smart Working Scenario

Smart Working Scenario

Smart working significa trasformare radicalmente la cultura organizzativa della propria azienda.

In questi anni abbiamo spesso confuso il remote working con il “lavoro agile”, una semplice connessione con una ristrutturazione dei processi lavorativi, lavorare con video chiamate  con il lavoro a obiettivi.

La recente pandemia ha obbligato le aziende al remote working, alcune hanno colto l’occasione per sperimentare il “modello Google” di organizzazione del lavoro a obiettivi: autogestione del tempo, controllo del processo lavorativo a progetto, team building a tappe intermedie per la valutazione di stato avviamento progetti.

Non abbiamo la presunzione di giudicare quale dei due metodi di lavoro sia più efficace e redditizio, possiamo invece garantire che entrambi necessitano di una digitalizzazione dei processi e di una dematerializzazione in grado di migliorare la portabilità del dato.

Le tematiche che ci stanno a cuore legate allo smartworking sono legate all’accesso sicuro ai dati e al loro trattamento, con workflow strutturati che eliminino gli sprechi di tempo.La digital transformation è un’ innovazione di processo, in quanto tale deve prevedere

  • Analisi strategica di progetto
  • Valutazione di impatto sulle risorse umane
  • Profittabilità in termini di vantaggi competitivi sul mercato o cost saving.

Se l’analisi strategica di progetto passa da una valutazione dei sistemi di gestione documentale idonei a velocizzare le operazioni e a mantenere intatti i livelli di servizio lungo tutta la catena del valore, l’impatto sulle risorse umane rimane il vero collo di bottiglia.

 

La resistenza al cambiamento il vero killer di ogni progetto di digitalizzazione.

 

Il lockdown ha però obbligato le persone all’utilizzo di nuovi modelli di comunicazione tra stakeholder. Le best practice di questo periodo di distanziamento obbligatorio e homeworking hanno permesso alle aziende di avvicinare le persone a un lavoro diverso, dinamico, solution-centrico.

 

Le aziende che hanno affrontato le problematiche degli archivi ibridi e della digitalizzazione dei processi hanno potuto rendere i propri dipendenti totalmente operativi dal primo giorno di lockdown. Alcune di loro, addirittura, prevedevano pre covid  alcuni giorni per settimana di remote working obbligatorio, spesso parte di quel numero di aziende strutturate che generalmente in Italia corrisponde alla grande impresa, numero esiguo nel nostro tessuto imprenditoriale . La maggioranza è invece in ritardo nello strutturare processi idonei a un cambiamento così radicale. La fattura elettronica doveva essere un innesco tale da rivedere i processi per renderli digitali, è spesso risultato un semplice adempimento obbligatorio.

 

Oggi i più moderni sistemi di Business Process Management, con i relativi workflow, possono rendere l’azienda efficiente gestendo i flussi in un’unica piattaforma. Una piattaforma che possa dare visibilità sul patrimonio di dati aziendale, la loro classificazione e i diritti di accesso.

 

Il tema però più caldo è senza dubbio il workflow e la gestione dei flussi di approvazione o validazione, liberandosi da inutili burocrazie analogiche, dalle piaghe del wasting time e routine inutili alle quali i dipendenti sono continuamente esposti. Una buona compliance sui flussi che possa gestire in un unico portale le procedure più importanti per il business delle aziende permette, in questo periodo di crisi economica, di concentrarsi sulle competenze, di lavorare sulle persone rendendole business- centriche:

  • Mappando il processo operativo e decisionale garantendo tempi di risposta più rapidi.
  • Automatizzando le procedure garantendo SLA più puntuali.
  • Team Building di progetto costanti e proficui che possano produrre e diffondere valore in una compliance definita.
  • Brand Image: innovare significa oggi esporsi al mercato con un’immagine sana e dinamica.
  • CSR projects: la portabilità del dato e la sua digitalizzazione rendono possibile diminuire lo spostamento dei dipendenti e un efficientamento energetico delle sedi aziendali.

Archivio Ibrido: sfida e opportunità

Archivio Ibrido:
sfida e opportunità

Le aziende e le pubbliche amministrazioni si trovano oggi ad operare in un contesto poliedrico: da una parte la spinta sempre più forte verso la digitalizzazione di processi e di documenti, dall’altra la consuetudine a produrre documenti cartacei e/ o dematerializzati con processi massivi e on demand di scansione. Gli archivi e i fascicoli sono di fatto ibridi. La sfida e allo stesso tempo l’opportunità che questa situazione ci pone è complessa, tocca “punti nevralgici” della gestione documentale, soprattutto in ambiente digitale:

  • Garantire un accesso immediato ai documenti e alle informazioni indipendentemente dalla natura del supporto e dalla localizzazione fisica degli stessi
  • Garantire il valore giuridico-probatorio dei fascicoli
  • Garantire la tutela e riservatezza delle informazioni
  • Far emergere la reale visione e funzione dell’archivio come fondamento dei diritti legali dei cittadini e insieme fonte primaria per la costruzione di una memoria storica della collettività

Sfida e opportunità, perché questo contesto ci obbliga a ripensare criticamente e positivamente il valore dell’archivio, indipendentemente che esso sia fisico e/o digitale. Ci obbliga a “ri-scoprire” il valore e la funzione degli strumenti primi di organizzazione e gestione di un archivio e della gestione documentale – il piano di classificazione, la registrazione del protocollo, la fascicolazione, il rispetto e l’esaltazione del vincolo archivistico- ma soprattutto ci obbliga a ripensare in una chiave completamente diversa il rapporto tra archivio e sistemi informatici per la gestione documentale. I sistemi informatici sono uno strumento, non il fine della gestione documentale, per essere realmente efficienti ed efficaci, non meri repository, devono fare propri gli strumenti archivistici della gestione documentale sopra citati, esprimendoli.

 

Un sistema efficiente di gestione documentale deve infatti fare fronte alla naturale ridondanza e frammentazione informativa, che la “multicanalità” di produzione dei documenti e l’abitudine consolidata a “stampare” documenti informatici genera, convogliando significativamente le informazioni e i documenti in unico “punto di accesso” che sia anche il trigger per workflow digitali, documentali e procedurali.I sistemi informatici da soli non possono assolvere a funzioni ed esigenze così diversificate e complesse che devono essere coerenti con lo specifico contesto normativo-culturale ed archivistico italiano: contesto che fonda i diritti dei cittadini sulla prova documentale e sulla “diplomatica” del documento al di là del suo supporto fisico.
Un sistema di gestione documentale richiede un approccio multidisciplinare archivistico, normativo, gestionale, informatico:

  • Archivistico: perché l’analisi del contesto di riferimento e di produzione è l’imprescindibile punto di partenza per la progettazione e il roll out di un sistema documentale , di conservazione a lungo termine , e delle relative procedure di governance;
  • Normativo: perché la definizione del perimetro normativo supporta le procedure di gestione e governance dei documenti anche in relazione al supporto, e ne mitiga quindi il rischio associato;
  • Gestionale: perché i documenti non sono oggetti isolati e a sè stanti, ma funzionalmente concretizzano funzioni e attività in carico ad un soggetto produttore;
  • Informatico: perché i sistemi devono rispondere ai requisiti di progetto e processo propri della gestione documentale e dello specifico contesto di riferimento; realizzandosi in una user experience immediata, di facile, ma non banale, fruizione.

L’approccio multidisciplinare è l’unico che consente nell’ambito dell’analisi di un complesso documentale, in particolare di quello ibrido, un’efficiente e necessaria analisi delle criticità , dei relativi rischi associati e della azioni correttive:

  • Ridondanza delle informazioni;
  • Parcellizzazione delle informazioni e dei documenti;
  • Set di metadati di archiviazione e di ricerca non coerenti ed esaustivi;
  • Semantica dei dati e dei metadati non standardizzata ;
  • Perdita di controllo sulla produzione e gestione delle informazioni e dei documenti;
  • Assenza di responsabilità (livelli, ambiti) chiare e definite.

Solo se un sistema di gestione documentale è il risultato finale di questo processo composito ed articolato può assolvere agli obiettivi di efficienza (protocollo), efficacia (classificazione), trasparenza (fascicolazione) che si traducono in continuo miglioramento ed economicità dei procedimenti. Solo così può diventare il “valore aggiunto” a cui gli utenti fanno riferimento.
Questo è l’approccio consulenziale che ha sempre caratterizzato i servizi di Italarchivi, che oggi mette a disposizione il portale Hub3 Document Management, un potente strumento ECM (Enterprise Content Management) che permette di archiviare, condividere, ottimizzare i processi documentali, efficientando i costi di gestione.

 

In una visione olistica dei servizi della gestione documentale Italarchivi garantisce anche il servizio di conservazione digitale a norma. Essendo accreditata come conservatore presso l’Agenzia per l’Italia Digitale dispone di tutte le autorizzazioni, certificazioni e risorse tecnologiche/organizzative necessarie.
Il servizio consente:

  • Poter disporre di un documento digitale avente valore legale ed opponibile a terzi
  • Poter procedere con lo scarto ed il macero eventuale del documento analogico nel rispetto dei tempi minimi di conservazione.
  • Vengono assicurate le caratteristiche di integrità, affidabilità, immodificabilità, leggibilità e fruibilità dei documenti conservati.

Nel caso in cui i documenti non fossero nativi digitali Italarchivi propone il servizio di dematerializzazione, al fine di poter rendere possibile la consultazione da remoto di tutte le informazioni che dovessero servire al personale impiegato. Anche in modalità Smart Working.

I nostri Centri di Scansione sono allestiti con hardware e software di ultima generazione. Gli scanner garantiscono un’acquisizione di oltre 100 pagine per minuto, con funzionalità molto avanzate sul controllo immagine già a bordo produzione. Il software è una soluzione proprietaria specificatamente pensata per ottimizzare la fase di acquisizione immagini e successivo controllo, data entry degli operatori.

Le procedure di digitalizzazione e le strumentazioni hardware e software utilizzate garantiscono la piena corrispondenza fra le copie per immagini prodotte e gli originali analogici da cui sono tratte.
La nostra soluzione Hub3 Document Management è l’unica soluzione pensata e studiata per la gestione contemporanea degli archivi cartacei e digitali. In un unico portale lavorativo.

Una suite di soluzioni per la gestione documentale basata su un approccio moderno all’organizzazione della gestione dei documenti e delle informazioni:

  • Riduzione dei costi di gestione e di archiviazione dei documenti
  • Ottimizzazione delle attività di back office nella gestione del materiale documentale
  • Efficientamento e razionalizzazione: gestione della documentazione e del suo contenuto informativo, eliminazione della possibile frammentazione del contenuto informativo e contestuale ridondanza dello stesso
  • Fruizione immediata, nel rispetto del contenuto informativo, della documentazione da parte dei soli stakeholder competenti ed autorizzati

Nuove Linee Guida: Certificazione di Processo

Nuove Linee Guida: Certificazione di Processo

Con la Determinazione 9 settembre 2020 n. 407 Agid ha adottato le nuove “Linee Guida

Con la Determinazione 9 settembre 2020 n. 407 AgID ha adottato le nuove “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, che abrogano le precedenti regole tecniche (DPCM 3/12/2013 sulla conservazione e DPCM 3/12/2013 sul protocollo informatico ad eccezione di alcuni articoli, DPCM 13 novembre 2014sui documenti informatici), costituendo un corpus unico per la formazione, gestione e conservazione dei documenti medesimi.

 

Le Linee Guida vedono la luce in un mutato contesto normativo: l’art.25 del DL semplificazioni 76/2020, recependo le indicazione della Commissione, ha modificato, nel senso di una sua semplificazione, la materia della conservazione poiché “ha escluso la procedura di accreditamento per i soggetti che intendano svolgere l’attività di conservatori di documenti informatici, introducendo un sistema più semplice di qualificazione e verifica dei requisiti previsti dal Regolamento EIDAS da parte di AgID, con conseguente iscrizione in apposito elenco tenuto sempre dall’Agenzia. Le pubbliche amministrazioni ai sensi dell’articolo 34, comma 1-bis, lettera b), del CAD, in ogni caso, in ragione dell’esigenza di assicurare la conformità dei documenti conservati agli originali nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione, possono procedere alla conservazione dei documenti informatici affidandosi ad altri soggetti, pubblici o privati, a condizione che questi possiedano i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione individuati, nel rispetto della disciplina europea, nelle Linee Guida di cui all’articolo 71 relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici nonché in un regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici emanato da AgID, avuto riguardo all’esigenza di assicurare la conformità dei documenti conservati agli originali nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione.”

 

È in questo mutato scenario che la certificazione di processo della formazione dei documenti informatici “tramite acquisizione della copia per immagine” assume importanza fondamentale per la garanzia della loro integrità, affidabilità ed immodificabilità, anche per la loro futura conservazione digitale.

 

La certificazione deve essere considerata sotto tre aspetti diversi e complementari. I primi due definibili “sostanziale” ed “attestativo” qualificano la certificazione come certificazione di un risultato - la copia, ottenuto attraverso un processo. In tale ottica, l’obiettivo della certificazione è di verificare e attestare la piena corrispondenza fra copia ed originale da cui è tratta. Il terzo aspetto, che potremmo definire “formale”, prevede che per essere valida la certificazione deve essere corredata dalla precisa e puntuale descrizione del processo che ha prodotto il risultato.

 

Sotto l’aspetto sostanziale, la certificazione richiede che la generazione della copia avvenga attraverso una “valida procedura tecnologica”, il cui cardine è una efficiente organizzazione della struttura gestionale - operativa deputata alla scansione massiva. Nel suo aspetto attestativo, la “valida procedura tecnologica” coincide con la diligenza comportamentale dei terzi atti alla certificazione. In ultimo l’aspetto formale coincide nella documentabilità ex ante del processo, che si concretizza in una descrizione di tutto il processo di scansione nonché della certificazione medesima.

 

La natura “composita” della certificazione di processo, contemporaneamente del prodotto e del processo che lo ha generato, determina da un lato che la certificazione del processo di origine richieda la propedeutica certificazione del sistema del processo (struttura deputata alla scansione massiva e procedure e controlli di qualità della stessa ) da parte di ente terzo in “accordo agli standard ISO 9001 e ISO 27001 con campo di applicazione specifico per i servizi di progettazione e dematerializzazione massiva dei documenti” e, dall’altro, che la certificazione del prodotto avvenga tramite un confronto a campione effettuato o da un pubblico ufficiale, che determina la certificazione in senso proprio, ovvero da un terzo privato che determina un rapporto di verificazione. Nel caso in cui la conformità sia attestata da un pubblico ufficiale la copia per immagine farà piena prova fino a querela, nel caso in cui sia attestata da un terzo privato la copia per immagine avrà un valore probatorio semplice e farà piena prova fino a disconoscimento.

 

È importante soffermarci su quanto sopra. Se la certificazione ISO del sistema si pone come obbligo in capo alle società di settore (si deve certificare nello specifico il processo di scansione massiva), dall’altra questo stesso obbligo le qualifica come soggetti in grado di produrre documenti informatici giuridicamente validi, concorrendone alla tutela e alla valorizzazione.

 

Se si guarda allo schema che sintetizza la certificazione di processo, come delineata da AgID, si rende immediatamente evidente come la fase di analisi e progettazione del ciclo di dematerializzazione sia prima di tutto analisi archivistica e diplomatica del complesso documentale, che poi si traduce in procedure operative atte a garantire una corretta metadazione - in grado di esprimere il contesto di produzione del complesso, coerenza semantica dei singoli metadati ed identificazione univoca della copia per immagine -  e porre in atto le migliori soluzione tecnico operative per garantire la conformità dei documenti e delle immagini prodotte, nel rispetto delle caratteristiche intrinseche ed estrinseche degli analogici originali. La descrizione del processo deve definire non solo il campione ritenuto valido ai fini del confronto, ma deve anche dettagliare tutti i controlli e le azioni correttive da porre in essere: la verbalizzazione, o meglio la “certificazione inziale” di quanto sopra nonché il confronto a campione propedeutico alla scansione massiva, concorrono a determinare una “presunzione di valore probatorio” dei documenti che saranno successivamente dematerializzati.

 

È evidente inoltre che la descrizione del processo soprattutto nella sua fase iniziale di analisi e progettazione, ancora più nel caso delle società fornitrici di servizi in outsourcing di gestione documentale e conservazione digitale, non può essere demandato ai soggetti deputati alla verifica, siano essi notai o soggetti privati,  ma deve essere un elemento qualificante della sua organizzazione che deve comporsi di figure professionali con competenze specifiche (archivisti, informatici, tecnici della dematerializzazione).

 

La “certificazione iniziale” assolve a due funzioni correlate: quella di fornire presunzione di valore probatorio, l’altra di essere il “master” di progetto a cui attenersi per la reale dematerializzazione massiva della documentazione, al cui termine il soggetto incaricato della certificazione procede alla redazione di una “certificazione di chiusura”, tramite la verifica di corrispondenza fra il codice univoco della copia, ovvero valore di hash “su un campione di documenti individuati”.

 

Il processo come delineato da AgID può essere quindi schematizzato in

Fase 1: CERTIFICAZIONE INIZIALE

  • analisi archivistica e diplomatica e creazione del master di progetto
  • redazione corpus documentale di descrizione del processo
  • verifica a campione da parte del notaio/pubblico ufficiale o soggetto privato terzo
  • verbalizzazione della certificazione iniziale: attestazione di conformità

Fase 2: DEMATERIALIZZAZIONE MASSIVA

Fase 3: certificazione di chiusura da parte del notaio/pubblico ufficiale o soggetto privato terzo


Il fascicolo del personale e la trasformazione digitale.

Il fascicolo del personale
e la trasformazione digitale.

La digitalizzazione, nello specifico la produzione di documenti originali nativi digitali e digitalizzazione dei relativi processi amministrativi che li originano, non ha ancora conosciuto una sua completa realizzazione.

La digitalizzazione, nello specifico la produzione di documenti originali nativi digitali e digitalizzazione dei relativi processi amministrativi che li originano, non ha ancora conosciuto una sua completa realizzazione. Gli archivi e i fascicoli sono caratterizzati dall’essere sostanzialmente ibridi nei loro supporti e formati, aspetto da tenere necessariamente in considerazione per una loro corretta gestione e conservazione digitale a lungo termine. In questo scenario si inseriscono le nostre riflessioni sul fascicolo del personale.

La consapevolezza, prima di tutto archivistica della peculiarità di un complesso documentale, porta a trattare by design alcune problematiche ricorrenti:

  • Il rapporto “fluido”, quasi osmotico, fra digitalizzazione e dematerializzazione degli originali analogici
  • L’ormai imprescindibile necessità di una fruibilità immediata ai documenti e alle informazioni
  • La contestuale garanzia di un diritto all’accesso non lesivo del diritto e della  tutela dei dati
  • La garanzia della corretta conservazione e valorizzazione della testimonianza storico-giuridico degli archivi

Gli archivi non sono infatti una mera somma di documenti e fascicoli, ma sono l’insieme funzionalmente strutturato di unità archivistiche reciprocamente relate (vincolo archivistico), la cui organizzazione è specchio e riflesso delle attività di un soggetto produttore.

Ponendoci alcune riflessioni sul  fascicolo del personale possiamo dire che  (cosiddetto fascicolo di persona) ha peculiarità archivistiche proprie, che è opportuno ricordare:

  • Si compone di documenti, relativi a procedimenti, affari, attività diverse, ma relative tutti ad una stessa persona, che possono essere prodotti e conservati da strutture diverse di una stessa organizzazione, relativo al trattamento giuridico ed economico del dipendente
  • Non ha omogeneità di classificazione, laddove presente un titolario
  • Può essere articolato in sotto-fascicoli ognuno corrispondente a classi/sottoclassi, qualora presente nel soggetto produttore il titolario di classificazione.

Il fascicolo da un punto di vista puramente documentale, è insieme di tutti i documenti, istanze, provvedimenti ed atti giuridici. In generale rappresenta tutto il corpus informativo che perviene ad un datore di lavoro, pubblico e privato, circa il rapporto  che si instaura con un dipendente, testimoniandone la sua carriera e storia lavorativa:

  • riflette e rappresenta il rapporto fra il lavoratore ed il datore di lavoro
  • documenta e testimonia la correttezza, nel contesto giurisprudenziale di riferimento, del rapporto di cui sopra
  • testimonia la carriera del dipendente
  • garantisce i diritti anche futuri del dipendente

Per la sua valenza attestativa e probatoria la gestione del fascicolo deve garantire:

  • Una corretta conservazione dei documenti
  • Protezione delle informazioni veicolate
  • Facilità nella consultazione anche da parte del dipendente medesimo
  • Trasparenza amministrativa
  • Riservatezza dei dati sensibili e giudiziari

La corretta impostazione di un progetto di digitalizzazione dell’archivio non può prescindere da un’accurata   analisi  giuridica e archivistica dei documenti conservati, della struttura del fascicolo e dei tempi di tenuta.

Nell’analisi e nella progettualità del processo occorre, inoltre,  considerare una definizione dei criteri di implementazione e aggiornamento del fascicolo coerente con la natura del documento e con l’organizzazione funzionale del fascicolo medesimo.

 

Il processo di dematerializzazione /digitalizzazione potrebbe prevedere anche una fase di riordino fisico e/o logico della documentazione, laddove la sedimentazione originaria non abbia previsto una organizzazione gerarchica-funzionale in sottofascicoli. (D.P.R 10 10 gennaio 1957 n. 3, D.P.R. 3 maggio 1957 n. 686).

 

Questo complesso e puntuale lavoro consente agli archivisti di progettare e realizzare una soluzione di dematerializzazione e digitalizzazione coerente con un progetto di gestione documentale che consideri l’intero ciclo di vita del fascicolo. Il soggetto produttore può così lavorare sull’efficienza dei processi, un lavoro quindi strutturato sintetizzabile in:

  • Ottimizzazione ed efficientamento dell’attività del back office dell’area HR e Payroll nella gestione della documentazione del fascicolo
  • Definizione di corretti criteri di implementazione del fascicolo
  • Efficientamento e razionalizzazione gestione della documentazione e del suo contenuto informativo
  • Eliminazione della possibile frammentazione del contenuto informativo e contestuale ridondanza dello stesso
  • Fruizione immediata e nel rispetto del contenuto informativo della documentazione da parte dei soli stakeholders competenti ed autorizzati
  • Accesso e consultazione nel rispetto del contesto normativo in essere:
  • Tutela e protezione delle informazioni
  • Archiviazione dei dati nel rispetto del registro del trattamento dei dati del singolo Titolare del trattamento dei dati
  • Conservazione digitale a lungo termine e testimonianza del contenuto valoriale della documentazione.

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