In linea con i commi 2 e 3 dell’art. 22 e comma 3 dell’art. 23-ter del CAD - Codice dell’Amministrazione Digitale - l’attendibilità della qualità del risultato e del relativo processo presuppongono:

È l’insieme complessivo di documenti atti a testimoniare ed attestare:

Un progetto di intervento deve prevedere un’attenta analisi preliminare della documentazione. Vanno previsti alcuni step di lavorazione:

In seguito, si può procedere al riordino della documentazione presente nei fascicoli e la redazione di un elenco di consistenza riportante i dati principali come eventuali codici relativi alle pratiche, estremi cronologici, tipologia delle pratiche o degli interventi edilizi.

In base a specifici accordi stipulati con l’Ente detentore della documentazione, in un’ottica di economicità finanziaria, organizzativa e pratica, è possibile procedere alla sola digitalizzazione dei documenti significativi riferiti ai passaggi più importanti dei relativi processi.

Si procede poi con la scansione dei documenti, attraverso cui vengono generati i file in formato PDF/A corredati da adeguati metadati che permettono l’identificazione, la consultazione e la ricerca della pratica e del singolo documento all’interno dei sistemi utilizzati dall’Ente di riferimento.

Si tratta della Certificazione di Processo, una procedura che prevede specifiche attività mirate ad assicurare la corrispondenza tra gli originali cartacei e le copie informatiche e l’integrità e l’immodificabilità di quest’ultime.

Tra le attività si annoverano: certificazioni del notaio o pubblico ufficiale, utilizzo degli hash come identificatori univoci, tracciabilità delle operazioni tramite file di log, firma digitale, metodi di campionatura e soprattutto un’attenta fase progettuale.

Il quadro normativo che regolamenta i tempi di conservazione fa riferimento in particolare a due norme specifiche:

Il GDPR (Regolamento Europeo 679/2016) già nelle considerazioni preliminari, al punto 35 determina che “nei dati personali relativi alla salute dovrebbero rientrare tutti i dati riguardanti lo stato di salute dell'interessato che rivelino informazioni connesse allo stato di salute fisica o mentale passata, presente o futura dello stesso. Questi comprendono informazioni sulla persona fisica raccolte nel corso della sua registrazione al fine di ricevere servizi di assistenza sanitaria o della relativa prestazione, […] le informazioni risultanti da esami e controlli effettuati su una parte del corpo o una sostanza organica, compresi i dati genetici e i campioni biologici; e qualsiasi informazione riguardante, ad esempio, una malattia, una disabilità, il rischio di malattie, l'anamnesi medica, i trattamenti clinici o lo stato fisiologico o biomedico dell'interessato”.

L’art. 4 prosegue definendo specificamente, fra gli altri anche i dati relativi alla salute come “i dati personali attinenti alla salute fisica o mentale di una persona fisica, compresa la prestazione di servizi di assistenza sanitaria, che rivelano informazioni relative al suo stato di salute”.

A questi aspetti bisogna poi integrare di volta in volta i possibili aggiornamenti derivanti dai provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali.

Il Decreto 14 febbraio 1997 regola invece le modalità e i tempi di conservazione dei documenti radiologici e di medicina nucleare. Esso suddivide la documentazione radiologica in due categorie:

Nell’analisi e nella progettualità del processo occorre, inoltre,  considerare una definizione dei criteri di implementazione e aggiornamento del fascicolo coerente con la natura del documento e con l’organizzazione funzionale del fascicolo medesimo.

Il processo di dematerializzazione /digitalizzazione potrebbe prevedere anche una fase di riordino fisico e/o logico della documentazione, laddove la sedimentazione originaria non abbia previsto una organizzazione gerarchica-funzionale in sottofascicoli. (D.P.R 10 10 gennaio 1957 n. 3, D.P.R. 3 maggio 1957 n. 686).

Questo complesso e puntuale lavoro consente agli archivisti di progettare e realizzare una soluzione di dematerializzazione e digitalizzazione coerente con un progetto di gestione documentale che consideri l’intero ciclo di vita del fascicolo. Il soggetto produttore può così lavorare sull’efficienza dei processi, un lavoro quindi strutturato sintetizzabile in:

Il panorama normativo a cui bisogna fare riferimento non si esaurisce nelle norme che regolano specificamente la documentazione sanitaria ma comprende anche tutte quelle norme che trasversalmente regolano la gestione e conservazione dei documenti digitali, soprattutto il CAD (D.lgs. 82/2005).

Nel contesto della gestione e conservazione dei documenti sanitari un’importanza rilevante è assunta dal Dossier Sanitario Elettronico (DSE) e il Fascicolo Sanitario Elettronico (FSE).

Col termine Dossier Sanitario Elettronico si intende sinteticamente uno strumento che di norma viene gestito da un unico titolare del trattamento, come ad esempio un ospedale o una clinica.

Il Fascicolo Sanitario Elettronico invece raccoglie le informazioni inerenti allo stato di salute di una persona, grazie al quale è possibile avere una visione di insieme, ricostruirne la sua storia clinica ed è collegato invece direttamente al sistema sanitario. Rileva quindi i dati da più titolari, cioè più strutture sanitarie del territorio.

Tale molteplicità normativa non riguarda solamente gli ambiti della gestione e conservazione dei documenti, ma anche le modalità del loro smaltimento. Dunque, data la complessità del settore, risulta sempre più necessario affidarsi a professionisti altamente qualificati.

È importante, inoltre, attuare un’approfondita analisi archivistica e diplomatica che dettagli le caratteristiche fisiche e logiche dei materiali, gli interventi di riordino e inventariazione se eseguiti o che si rendono necessari prima dell’avvio della digitalizzazione, nonché le caratteristiche documentali dell’archivio in oggetto. L’analisi deve essere condotta nel quadro del contesto regolamentare e normativo di riferimento tenendo conto delle risorse necessarie e di quelle disponibili.

Conservare nel medio e lungo periodo non significa soltanto conservare documenti digitali nei formati prescritti dalla normativa o seguire i processi prestabiliti e arricchiti dai metadati obbligatori, si tratta anche di affrontare un nodo cruciale, riconducibile all’immagine di credibilità, affidabilità e al grado di fiducia che un soggetto conservatore è in grado di assicurare complessivamente alla propria struttura e ai contenuti che conserva.

Gli aspetti legati al grado di stabilità della struttura organizzativa e alla responsabilità amministrativa, la conformità allo standard OAIS (Open Archival Information System), l’adozione di policy e di adeguate procedure formalizzate da parte del conservatore, la sostenibilità finanziaria dimostrabile nel lungo periodo, l’idoneità dell’infrastruttura tecnologica e la sicurezza del sistema, si traducono in una dichiarazione di assunzione di responsabilità per la conservazione e per tutte le attività correlate che dimostra l’affidabilità del processo oltre che la sua obbligatorietà.

Il 23 gennaio 2004 è stato emanato il Decreto del Ministro dell'Economia e Finanze attraverso cui si definivano le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Si stabiliva che, affinché i documenti potessero avere rilievo ai fini fiscali, dovevano essere caratterizzati da una forma e da un contenuto non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione grazie al riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica.

L’evoluzione tecnologica che corre rapidamente ha imposto un continuo rinnovamento del quadro generale anche normativo: nel 2013 sono state emanate le Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione in vigore sino al 2021, ovvero fino all’introduzione delle recenti Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Proprio perché la conservazione digitale a norma consente di assicurare l’integrità e la valenza giuridica del documento digitale nel lungo periodo, superando così l’obsolescenza degli strumenti informatici, essa non solo pone le basi per la dematerializzazione nella pubblica amministrazione così come nel privato ma diventa obbligatoria per alcune tipologie documentarie.

Il Responsabile della Conservazione nella Pubblica Amministrazione:

Tuttavia, nel caso in cui il servizio di conservazione venga esternalizzato, molte attività possono essere volte dal responsabile del servizio di conservazione, figura differente e interna al soggetto conservatore.

In questi anni abbiamo spesso confuso il remote working con il “lavoro agile”, una semplice connessione con una ristrutturazione dei processi lavorativi, lavorare con video chiamate  con il lavoro a obiettivi.

La recente pandemia ha obbligato le aziende al remote working, alcune hanno colto l’occasione per sperimentare il “modello Google” di organizzazione del lavoro a obiettivi: autogestione del tempo, controllo del processo lavorativo a progetto, team building a tappe intermedie per la valutazione di stato avviamento progetti.

Non abbiamo la presunzione di giudicare quale dei due metodi di lavoro sia più efficace e redditizio, possiamo invece garantire che entrambi necessitano di una digitalizzazione dei processi e di una dematerializzazione in grado di migliorare la portabilità del dato.

Le tematiche che ci stanno a cuore legate allo smartworking sono legate all’accesso sicuro ai dati e al loro trattamento, con workflow strutturati che eliminino gli sprechi di tempo.La digital transformation è un’ innovazione di processo, in quanto tale deve prevedere

La resistenza al cambiamento il vero killer di ogni progetto di digitalizzazione.

Il lockdown ha però obbligato le persone all’utilizzo di nuovi modelli di comunicazione tra stakeholder. Le best practice di questo periodo di distanziamento obbligatorio e homeworking hanno permesso alle aziende di avvicinare le persone a un lavoro diverso, dinamico, solution-centrico.

Le aziende che hanno affrontato le problematiche degli archivi ibridi e della digitalizzazione dei processi hanno potuto rendere i propri dipendenti totalmente operativi dal primo giorno di lockdown. Alcune di loro, addirittura, prevedevano pre covid  alcuni giorni per settimana di remote working obbligatorio, spesso parte di quel numero di aziende strutturate che generalmente in Italia corrisponde alla grande impresa, numero esiguo nel nostro tessuto imprenditoriale . La maggioranza è invece in ritardo nello strutturare processi idonei a un cambiamento così radicale. La fattura elettronica doveva essere un innesco tale da rivedere i processi per renderli digitali, è spesso risultato un semplice adempimento obbligatorio.

Oggi i più moderni sistemi di Business Process Management, con i relativi workflow, possono rendere l’azienda efficiente gestendo i flussi in un’unica piattaforma. Una piattaforma che possa dare visibilità sul patrimonio di dati aziendale, la loro classificazione e i diritti di accesso.

Il tema però più caldo è senza dubbio il workflow e la gestione dei flussi di approvazione o validazione, liberandosi da inutili burocrazie analogiche, dalle piaghe del wasting time e routine inutili alle quali i dipendenti sono continuamente esposti. Una buona compliance sui flussi che possa gestire in un unico portale le procedure più importanti per il business delle aziende permette, in questo periodo di crisi economica, di concentrarsi sulle competenze, di lavorare sulle persone rendendole business- centriche:

Un sistema efficiente di gestione documentale deve infatti fare fronte alla naturale ridondanza e frammentazione informativa, che la “multicanalità” di produzione dei documenti e l’abitudine consolidata a “stampare” documenti informatici genera, convogliando significativamente le informazioni e i documenti in unico “punto di accesso” che sia anche il trigger per workflow digitali, documentali e procedurali.I sistemi informatici da soli non possono assolvere a funzioni ed esigenze così diversificate e complesse che devono essere coerenti con lo specifico contesto normativo-culturale ed archivistico italiano: contesto che fonda i diritti dei cittadini sulla prova documentale e sulla “diplomatica” del documento al di là del suo supporto fisico.
Un sistema di gestione documentale richiede un approccio multidisciplinare archivistico, normativo, gestionale, informatico:

In una visione olistica dei servizi della gestione documentale Italarchivi garantisce anche il servizio di conservazione digitale a norma. Essendo accreditata come conservatore presso l’Agenzia per l’Italia Digitale dispone di tutte le autorizzazioni, certificazioni e risorse tecnologiche/organizzative necessarie.
Il servizio consente:

I nostri Centri di Scansione sono allestiti con hardware e software di ultima generazione. Gli scanner garantiscono un’acquisizione di oltre 100 pagine per minuto, con funzionalità molto avanzate sul controllo immagine già a bordo produzione. Il software è una soluzione proprietaria specificatamente pensata per ottimizzare la fase di acquisizione immagini e successivo controllo, data entry degli operatori.

Le procedure di digitalizzazione e le strumentazioni hardware e software utilizzate garantiscono la piena corrispondenza fra le copie per immagini prodotte e gli originali analogici da cui sono tratte.
La nostra soluzione Hub3 Document Management è l’unica soluzione pensata e studiata per la gestione contemporanea degli archivi cartacei e digitali. In un unico portale lavorativo.

Una suite di soluzioni per la gestione documentale basata su un approccio moderno all’organizzazione della gestione dei documenti e delle informazioni:

Le Linee Guida vedono la luce in un mutato contesto normativo: l’art.25 del DL semplificazioni 76/2020, recependo le indicazione della Commissione, ha modificato, nel senso di una sua semplificazione, la materia della conservazione poiché “ha escluso la procedura di accreditamento per i soggetti che intendano svolgere l’attività di conservatori di documenti informatici, introducendo un sistema più semplice di qualificazione e verifica dei requisiti previsti dal Regolamento EIDAS da parte di AgID, con conseguente iscrizione in apposito elenco tenuto sempre dall’Agenzia. Le pubbliche amministrazioni ai sensi dell’articolo 34, comma 1-bis, lettera b), del CAD, in ogni caso, in ragione dell’esigenza di assicurare la conformità dei documenti conservati agli originali nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione, possono procedere alla conservazione dei documenti informatici affidandosi ad altri soggetti, pubblici o privati, a condizione che questi possiedano i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione individuati, nel rispetto della disciplina europea, nelle Linee Guida di cui all’articolo 71 relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici nonché in un regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici emanato da AgID, avuto riguardo all’esigenza di assicurare la conformità dei documenti conservati agli originali nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione.”

È in questo mutato scenario che la certificazione di processo della formazione dei documenti informatici “tramite acquisizione della copia per immagine” assume importanza fondamentale per la garanzia della loro integrità, affidabilità ed immodificabilità, anche per la loro futura conservazione digitale.

La certificazione deve essere considerata sotto tre aspetti diversi e complementari. I primi due definibili “sostanziale” ed “attestativo” qualificano la certificazione come certificazione di un risultato - la copia, ottenuto attraverso un processo. In tale ottica, l’obiettivo della certificazione è di verificare e attestare la piena corrispondenza fra copia ed originale da cui è tratta. Il terzo aspetto, che potremmo definire “formale”, prevede che per essere valida la certificazione deve essere corredata dalla precisa e puntuale descrizione del processo che ha prodotto il risultato.

Sotto l’aspetto sostanziale, la certificazione richiede che la generazione della copia avvenga attraverso una “valida procedura tecnologica”, il cui cardine è una efficiente organizzazione della struttura gestionale - operativa deputata alla scansione massiva. Nel suo aspetto attestativo, la “valida procedura tecnologica” coincide con la diligenza comportamentale dei terzi atti alla certificazione. In ultimo l’aspetto formale coincide nella documentabilità ex ante del processo, che si concretizza in una descrizione di tutto il processo di scansione nonché della certificazione medesima.

La natura “composita” della certificazione di processo, contemporaneamente del prodotto e del processo che lo ha generato, determina da un lato che la certificazione del processo di origine richieda la propedeutica certificazione del sistema del processo (struttura deputata alla scansione massiva e procedure e controlli di qualità della stessa ) da parte di ente terzo in “accordo agli standard ISO 9001 e ISO 27001 con campo di applicazione specifico per i servizi di progettazione e dematerializzazione massiva dei documenti” e, dall’altro, che la certificazione del prodotto avvenga tramite un confronto a campione effettuato o da un pubblico ufficiale, che determina la certificazione in senso proprio, ovvero da un terzo privato che determina un rapporto di verificazione. Nel caso in cui la conformità sia attestata da un pubblico ufficiale la copia per immagine farà piena prova fino a querela, nel caso in cui sia attestata da un terzo privato la copia per immagine avrà un valore probatorio semplice e farà piena prova fino a disconoscimento.

È importante soffermarci su quanto sopra. Se la certificazione ISO del sistema si pone come obbligo in capo alle società di settore (si deve certificare nello specifico il processo di scansione massiva), dall’altra questo stesso obbligo le qualifica come soggetti in grado di produrre documenti informatici giuridicamente validi, concorrendone alla tutela e alla valorizzazione.

Se si guarda allo schema che sintetizza la certificazione di processo, come delineata da AgID, si rende immediatamente evidente come la fase di analisi e progettazione del ciclo di dematerializzazione sia prima di tutto analisi archivistica e diplomatica del complesso documentale, che poi si traduce in procedure operative atte a garantire una corretta metadazione - in grado di esprimere il contesto di produzione del complesso, coerenza semantica dei singoli metadati ed identificazione univoca della copia per immagine -  e porre in atto le migliori soluzione tecnico operative per garantire la conformità dei documenti e delle immagini prodotte, nel rispetto delle caratteristiche intrinseche ed estrinseche degli analogici originali. La descrizione del processo deve definire non solo il campione ritenuto valido ai fini del confronto, ma deve anche dettagliare tutti i controlli e le azioni correttive da porre in essere: la verbalizzazione, o meglio la “certificazione inziale” di quanto sopra nonché il confronto a campione propedeutico alla scansione massiva, concorrono a determinare una “presunzione di valore probatorio” dei documenti che saranno successivamente dematerializzati.

È evidente inoltre che la descrizione del processo soprattutto nella sua fase iniziale di analisi e progettazione, ancora più nel caso delle società fornitrici di servizi in outsourcing di gestione documentale e conservazione digitale, non può essere demandato ai soggetti deputati alla verifica, siano essi notai o soggetti privati,  ma deve essere un elemento qualificante della sua organizzazione che deve comporsi di figure professionali con competenze specifiche (archivisti, informatici, tecnici della dematerializzazione).

La “certificazione iniziale” assolve a due funzioni correlate: quella di fornire presunzione di valore probatorio, l’altra di essere il “master” di progetto a cui attenersi per la reale dematerializzazione massiva della documentazione, al cui termine il soggetto incaricato della certificazione procede alla redazione di una “certificazione di chiusura”, tramite la verifica di corrispondenza fra il codice univoco della copia, ovvero valore di hash “su un campione di documenti individuati”.

Il processo come delineato da AgID può essere quindi schematizzato in

La consapevolezza, prima di tutto archivistica della peculiarità di un complesso documentale, porta a trattare by design alcune problematiche ricorrenti:

Ponendoci alcune riflessioni sul  fascicolo del personale possiamo dire che  (cosiddetto fascicolo di persona) ha peculiarità archivistiche proprie, che è opportuno ricordare:

Nell’analisi e nella progettualità del processo occorre, inoltre,  considerare una definizione dei criteri di implementazione e aggiornamento del fascicolo coerente con la natura del documento e con l’organizzazione funzionale del fascicolo medesimo.

Il processo di dematerializzazione /digitalizzazione potrebbe prevedere anche una fase di riordino fisico e/o logico della documentazione, laddove la sedimentazione originaria non abbia previsto una organizzazione gerarchica-funzionale in sottofascicoli. (D.P.R 10 10 gennaio 1957 n. 3, D.P.R. 3 maggio 1957 n. 686).

Questo complesso e puntuale lavoro consente agli archivisti di progettare e realizzare una soluzione di dematerializzazione e digitalizzazione coerente con un progetto di gestione documentale che consideri l’intero ciclo di vita del fascicolo. Il soggetto produttore può così lavorare sull’efficienza dei processi, un lavoro quindi strutturato sintetizzabile in: