Digitalizzazione delle Pratiche Edilizie

Un’opportunità per la conservazione nel tempo del patrimonio documentale del territorio.

L’incremento nella consultazione di pratiche edilizie rilevato negli ultimi anni dai Comuni, a seguito anche dell’introduzione del D.L. n. 34/2020, art 119 (il cosiddetto Superbonus 110%), ha evidenziato la necessità per le Pubbliche Amministrazioni di ammodernare l’intero ambito della gestione documentale e degli archivi garantendo:

  • l’ottimizzazione del servizio di accesso agli atti delle pratiche di edilizia privata in copia conforme all’originale;
  • la semplificazione nella consultazione e nella ricerca della documentazione da parte del personale interno e dei funzionari dei Comuni;
  • la conservazione delle pratiche analogiche in deterioramento.

Attraverso la certificazione di processo viene assicurata la perfetta corrispondenza tra la forma e il contenuto del documento informatico e l’originale analogico da cui è tratto, garantendone così l’efficacia probatoria.In linea con i commi 2 e 3 dell’art. 22 e comma 3 dell’art. 23-ter del CAD - Codice dell’Amministrazione Digitale - l’attendibilità della qualità del risultato e del relativo processo presuppongono:

  • l’adozione di tecnologie e procedure che diano le maggiori garanzie di affidabilità del risultato;
  • la presenza di un notaio o di un pubblico ufficiale a ciò autorizzato, a cui spetta l’attività di certificazione dell’intero processo.

PRATICHE EDILIZIE: DEFINIZIONE

Il fascicolo di una pratica edilizia consiste nell’aggregazione delle unità documentarie ricevute o prodotte tra la singola domanda e il provvedimento finale relativo a quella specifica richiesta.È l’insieme complessivo di documenti atti a testimoniare ed attestare:

  • le attività di trasformazione edilizia;
  • il permesso o il diniego di costruire, demolire o modificare un immobile;
  • la valenza giuridica relativa all’azione autorizzativa dell’attività edilizia intrapresa.

ANALISI DELLA DOCUMENTAZIONE

Gli interlocutori principali coinvolti nei progetti di dematerializzazione delle pratiche edilizie dei Comuni sono soprattutto l’Ufficio Edilizia privata e le figure incaricate della gestione degli archivi e dell’accesso agli atti.Un progetto di intervento deve prevedere un’attenta analisi preliminare della documentazione. Vanno previsti alcuni step di lavorazione:

  • riordino e inventariazione delle serie delle pratiche edilizie dell’ente;
  • descrizione inventariale della sezione storica della documentazione;
  • digitalizzazione e indicizzazione dei documenti;
  • inserimento nel sistema gestionale informatizzato specifico in uso;
  • accesso e fruizione della documentazione digitalizzata disponibile per il personale interno e per il cittadino.

L’analisi preliminare delle pratiche e dei fascicoli può ovviamente essere eseguita anche utilizzando eventuali strumenti di corredo già esistenti, e con la collaborazione del Soggetto Produttore e dei funzionari che vi lavorano.In seguito, si può procedere al riordino della documentazione presente nei fascicoli e la redazione di un elenco di consistenza riportante i dati principali come eventuali codici relativi alle pratiche, estremi cronologici, tipologia delle pratiche o degli interventi edilizi.In base a specifici accordi stipulati con l’Ente detentore della documentazione, in un’ottica di economicità finanziaria, organizzativa e pratica, è possibile procedere alla sola digitalizzazione dei documenti significativi riferiti ai passaggi più importanti dei relativi processi.

PROCESSO DI DEMATERIALIZZAZIONE

A seguito dell’analisi archivistica preliminare, si procede con la normalizzazione della documentazione, ovvero alla rimozione di eventuali rilegature e di ogni elemento che possa rappresentare un ostacolo per l’acquisizione allo scanner.Si procede poi con la scansione dei documenti, attraverso cui vengono generati i file in formato PDF/A e i relativi file di log in modo da garantire la conservazione a lungo termine e la perfetta tracciabilità di tutte le operazioni effettuate.Ultimo step: l’inserimento dei metadati necessari per l’identificazione, la consultazione e la ricerca della pratica e del singolo documento.Il risultato finale è costituito da un set di immagini consolidato da un file contenente l’elenco delle immagini e i rispettivi hash che sarà firmato digitalmente per comprovare l’assenza di alterazioni a tutela e garanzia dell’Ente che ha richiesto la dematerializzazione con certificazione di processo. Come evidenziato, le pratiche edilizie possono essere prese ‘ad esempio’ dagli Enti della Pubblica Amministrazione per applicare metodologie di lavoro innovative derivanti dalla normativa in ambito di dematerializzazione e digitalizzazione dei processi, grazie alle quali migliorare l’efficienza ed efficacia dei servizi offerti, riducendo al contempo i ritardi e gli oneri.