Il processo di Conservazione a norma, sostituisce il concetto di “conservazione sostitutiva” e consente di assicurare la validità legale nel tempo a un documento informatico o a un documento analogico digitalizzato attraverso l’apposizione della marca temporale e della firma elettronica.

L’Italarchivi è in possesso delle seguenti certificazioni ISO:• UNI EN ISO 9001:2015• UNI EN ISO 14001:2015• UNI EN ISO 27001:2017• UNI EN ISO 45001:2018

I documenti vengono conservati inscatolati e posti su scaffalature industriali. I contenitori utilizzati sono prodotti con caratteristiche idonee alla conservazione ordinata e preservazione delle carte da polvere ed eventuali danneggiamenti, muniti di coperchio e maniglie fustellate. Nei locali di deposito, dotati di tutte le certificazioni e autorizzazioni a norma di legge, sono operativi impianti e procedure che garantiscono una corretta conservazione e gestione degli archivi.

E’ un fascicolo composto da documenti formati su supporto cartaceo e informatico. Dà origine a due unità archivistiche di conservazione differenti. L’identificazione del fascicolo e dei suoi documenti è garantita dal codice identificativo univoco che viene attribuito al fascicolo a livello informatico.

E’ il contenitore entro cui sono raccolte e condizionate le unità archivistiche e unità di condizionamento come ad esempio busta, dossier, faldone, pacco, scatola, etc..

Con unità archivistica si intende genericamente l’unità documentale materiale minima e indivisibile di un archivio.Essa può essere dunque costituita da un solo documento, oppure da un insieme di documenti raggruppati fra loro da un nesso logico di collegamento e raccolti, rilegati o comunque raggruppati ad esempio in un fascicolo, un registro, un volume, ecc.

Per condizionamento s’intende l’inserimento di documenti all’interno delle unità di conservazione. Talvolta è necessario sostituire le unità di conservazione, in questo caso si parla di ricondizionamento.

I metadati sono l’insieme di dati associati a un documento informatico o a un fascicolo informatico o a un’aggregazione documentale informatica per identificarli e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione.

E’ l’insieme delle regole, delle procedure e delle risorse (umane, finanziarie e strumentali) necessarie per la formazione, l’organizzazione, la tenuta, il reperimento, l’utilizzo e la conservazione dei documenti.

La firma digitale consente la produzione di documenti aventi piena efficacia legale; ogni persona fisica può dotarsi di firma digitale rivolgendosi a certificatori autorizzati e garanti.Le norme che regolano la firma digitale sono precisate dai D.Lgs. n.82/2005 e n.235/2010.“La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”. [D.Lgs. n.82/2005 come modificato dal D.Lgs. 30.12.2010, n.235, art.1, c.1, lettera s].

Con dematerializzazione si intende il processo che porta gradualmente ad una gestione informatizzata nelle amministrazioni pubbliche e private, sostituendo in modo progressivo i documenti cartacei in documenti analogico-digitalizzati e assicurandone lo stesso valore giuridico.

E’ la lista contenente l’elencazione, non necessariamente ordinata, delle unità archivistiche e/o delle unità di conservazione che costituiscono un archivio.

E’ lo strumento archivistico con il quale viene attribuito ai documenti, organizzati secondo il piano di classificazione adottato nell’archivio, un tempo di conservazione determinato sulla base della normativa vigente, delle esigenze amministrative e della valutazione storico–archivistica; nei casi prescritti deve essere approvato dalla competente autorità archivistica.

La documentazione scartata è sempre soggetta a rigorose procedure di controllo e verifica: ogni eliminazione avviene sempre e comunque previa approvazione del committente.

Si tratta dell’operazione di snellimento, che viene svolta nella fase di deposto dell’archivio, con cui si destina al macero, ossia alla distruzione, una parte della documentazione di un archivio, che ha superato i termini indicati dalla normativa vigente in merito all’obbligo di conservazione di documenti (Codice dei beni culturali e del paesaggio, D.Lgs n. 42/2004). Interessa tutta la documentazione che non è più opportuno ne’ necessario conservare per fini amministrativi, fiscali, legali o storici.

E’ il principale strumento di organizzazione dell’archivio che si configura come schema generale di voci logiche, finalizzate a guidare la corretta archiviazione dei documenti, stabilite in modo uniforme, rispondente alle funzioni del soggetto produttore e articolate in modo gerarchico.

Sono termini mutuati dall’informatica, si riferiscono al criterio di interrogazione del database per estrarre o aggiornare dati. Sono necessarie per rintracciare i documenti all’interno di un archivio. Sono definite in base ai criteri di archiviazione, che il Cliente concorda con i nostri archivisti. In pratica, si tratta del metodo più rapido per ottenere un documento.

L’archivio storico è il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi. Nasce dalle selezioni effettuate nel corso del tempo, e custodisce tutti quei documenti che, pur non avendo più alcun valore amministrativo o burocratico, mantengono ancora una rilevanza storica e/o legale. E’ destinato alla conservazione illimitata e reso disponibile alla ricerca storica quale bene culturale, una volta effettuate le operazioni di scarto.

L’archivio corrente è composto da atti che si riferiscono ad affari in corso di trattazione e che pertanto sono frequentemente consultati.

L’outsourcer è l’azienda dotata di risorse specializzate nel fornire il servizio di outsourcing archivistico. L’outsourcing è il processo di esternalizzazione, parziale o completa, dell’organizzazione e gestione dei servizi d’archivio, a carattere collaborativo tra le parti e nel rispetto dei vincoli normativi e contrattuali. L’obiettivo è il raggiungimento di una maggiore efficienza e qualità del servizio, mettendo in comune tra più Clienti le proprie risorse.

L’archivio è un complesso organico dei documenti prodotti o acquisiti da un soggetto giuridico nello svolgimento della propria attività.

La certificazione di processo è stata introdotta dal legislatore per favorire la dematerializzazione di grandi volumi di documenti analogici e per assicurare l’efficacia probatoria dei documenti informatici e delle copie.Si tratta di una delle due modalità previste per assicurare che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, insieme a quella tradizionalmente nota come raffronto dei documenti.(Fonte: art. 22 comma 1 bis e art. 23 comma 1 bis del CAD)Gli attori coinvolti all'interno del processo, ovvero il notaio/PU o privato descrivono l’intero processo e ne certificano il funzionamento verbalizzando, prima che l’attività di certificazione massiva venga avviata, la conformità degli originali analogici alle copie realizzate. Con l’ausilio del nostro software Gemini, il notaio o la figura preposta, può visualizzare i documenti, selezionare quelli oggetto di verifica, richiedere in consultazione gli originali analogici per effettuare il raffronto, infine restituire l’esito positivo o negativo.In caso di esito positivo, viene prodotta l’attestazione di conformità di una copia all'originale che risulti corredata da una completa descrizione del processo attraverso il quale una simile copia è stata ottenuta.(Fonte: Allegato 3 Linee Guida AgID par.2.3.)Allo scopo di assicurare la riconducibilità della copia realizzata a quello specifico procedimento di scansione, la “certificazione iniziale” deve generare un codice univoco da inserire tra i metadati di ciascun documento copia o, in alternativa, riportare l’elenco dei valori di hash relativi a ciascuna copia informatica frutto della scansione effettuata”.(Fonte: Allegato 3 - Linee Guida AgID)La certificazione di processo è dunque una certificazione del risultato ottenuto attraverso un determinato processo. Il risultato consiste in una copia informatica di documento analogico e la certificazione di processo produce sostanzialmente una certificazione di conformità di una copia ad un originale, purché essa risulti corredata da una completa descrizione del processo attraverso il quale una simile copia è stata ottenuta.Pertanto, detto “processo” dovrà caratterizzarsi dal punto di vista:-  Oggettivo (strumenti tecnologici, procedure, organizzazione...)-  Soggettivo per attestare l’efficacia probatoria della certificazione di processo.(Fonte: Allegato 3 – Linee Guida AgID)Italarchivi si pone come partner ideale per la certificazione di processo avendo come elemento qualificante un’organizzazione (certificata ISO 9001 e 27001) che si avvale di figure professionali con competenze specifiche quali archivisti informatici e tecnici della dematerializzazione.

Un fascicolo è l’unità archivistica di base e indivisibile di un archivio. È composto dai documenti, disposti in ordine cronologico, relativi ad uno specifico affare e può essere anche suddiviso in sottofascicoli e/o inserti.Una busta invece è il contenitore materiale in cui vengono raccolti e conservati i fascicoli o i documenti sciolti e si considera come unità di consistenza solamente in relazione a finalità di conservazione fisica. Faldone e cartella si possono utilizzare come sinonimi di busta.

È l’operazione attraverso la quale un ente attua il periodico trasferimento dei propri documenti, sia analogici che digitali, relativi agli affari esauriti, verso un organo preposto alla conservazione.Nel caso di uffici centrali o periferici dello Stato, dopo le necessarie operazioni di scarto, il Responsabile della gestione documentale trasferisce al competente Archivio di Stato la documentazione destinata ad essere ivi conservata ai sensi della normativa vigente in materia di beni culturali.

Un’impronta crittografica (o impronta hash) è una sequenza di lettere e cifre - solitamente lunga 64 caratteri - ottenuta applicando un particolare algoritmo (detto funzione di hash) ad un documento o file informatico in modo da identificarli in maniera univoca.L’algoritmo che genera l’impronta è di tipo non invertibile. Ciò significa che da un file o gruppo di file si può generare una e una sola impronta crittografica ma che da questa stringa non è possibile ricreare il file originario, garantendone così la totale segretezza.

I documenti possono essere consultati con le seguenti modalità:• in originale con recapito presso la vostra sede o con consultazione diretta presso i nostri Centri di archiviazione;• in copia con recapito presso la vostra sede;• tramite fax;• tramite copia digitale recapitata via email oppure visualizzandola nel portale web Italarchivi o su supporti hard disk.

I documenti possono essere consultati in formato digitale, previa richiesta da parte del personale autorizzato dal Cliente e recapitato tramite email o portale web Italarchivi.

I documenti sono consultabili con le tempistiche stabilite, in accordo con il Cliente e alla luce delle sue esigenze determinate in fase di definizione delle procedure operative.

Attraverso il proprio portale Hub³ DM Management, accessibile da ogni cliente con le proprie credenziali, Italarchivi è in grado di visualizzare informazioni in tempo reale sulle lavorazioni in corso e di fornire report periodici su movimentazioni e valori, implementando l’efficienza del controllo di gestione.

È possibile ricevere in anticipo una copia della richiesta accedendo al portale Hub³ DM Management con i propri identificativi oppure via e-mail o via fax (in quattro ore).

I tempi e i modi di ricerca, estrazione e consegna della documentazione richiesta in consultazione sono definiti a priori in sede contrattuale o secondo le specifiche esigenze. Lo standard prevede che la consegna urgente possa avvenire entro le 12 ore e quella ordinaria in 48 ore al massimo.

Le attività necessarie all'archiviazione dei documenti sono gestite da personale specializzato adeguatamente formato e autorizzato all’accesso ai locali di deposito e al trattamento di dati sensibili rispettando le vigenti norme sulla privacy. L’accesso ai documenti richiesti in consultazione, di cui viene tenuta traccia tramite puntuale registrazione, è consentito esclusivamente previa autorizzazione del Cliente.

Italarchivi ha organizzato una struttura dedicata (Area TDI – Trattamento Documentale Integrato) alle attività di acquisizione ottica, in cui è operativo personale specializzato e costantemente aggiornato in materia di dematerializzazione. L’area periodicamente seleziona e aggiorna l’hardware e i software necessari per potere offrire al Cliente le migliori prestazioni in termini di performance e qualità.La digitalizzazione può essere effettuata su richiesta per singoli documenti/fascicoli (scan on demand) oppure su intere porzioni d’archivio (digitalizzazione massiva).

La conservazione digitale è un procedimento che serve proprio ad assicurare la validità legale nel tempo a un documento informatico o a un documento analogico digitalizzato. Utilizzando la firma digitale e la marcatura temporale si produrranno documenti digitali in conformità alle regole stabilite dalle vigenti norme di legge in materia.

Per ogni eventuale anomalia del documento originale sono previste delle modalità operative che permetteranno di risolvere e superare il problema.

L’Italarchivi è operativa su tutto il territorio nazionale tramite cinque Poli Operativi polifunzionali.

La nostra politica aziendale non definisce un parametro minimo di contenitori/faldoni per potere usufruire dei nostri servizi di gestione documentale.

I documenti vengono conservati inscatolati e posti su scaffalature industriali. I contenitori utilizzati sono prodotti con caratteristiche idonee alla conservazione ordinata e preservazione delle carte da polvere ed eventuali danneggiamenti, muniti di coperchio e maniglie fustellate. Nei locali di deposito, dotati di tutte le certificazioni e autorizzazioni a norma di legge, sono operativi impianti e procedure che garantiscono una corretta conservazione e gestione degli archivi.

La presa in carico è quell’insieme di attività con cui l’outsourcer acquisisce presso i propri Centri di archiviazione gli archivi che il soggetto produttore ha deciso di esternalizzare.