INAIL
L’Inail, Istituto Nazionale Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro, è un Ente pubblico non economico che gestisce l'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, il cui patrimonio documentale è fondamento dei diritti legali dei cittadini ed insieme fonte primaria per la costruzione memoria storica della collettività.
La sfida
Nel 2017 abbiamo iniziato la nostra collaborazione con Inail: la principale necessità ed obiettivo primario del servizio è stata la creazione di un unico archivio informatico, partendo da archivi informatici ereditati da outsourcers diversi e sedimentatesi negli anni con criteri differenti, e la messa a disposizione di un sistema di gestione documentale per la fruizione del patrimonio documentale ed informativo da parte di tutti i dipendenti dell’Istituto.
La soluzione
La definizione di un unico archivio informatico web based è stata possibile solo attraverso una fattiva e costante collaborazione con l’istituto, che ha dato vita ad un sotto progetto ad hoc, con un team multidisciplinare dedicato, organizzato in tavoli tecnici fra gli stakeholders coinvolti. Il sottoprogetto si è sviluppato in:
- Fase 1: analisi delle basi dati ricevute per avere contezza del contesto di riferimento (gerarchia dei soggetti produttori, serie documentali prodotte, livello delle unità di archiviazione, metadati descrittivi, criteri di sedimentazione e di ricerca del complesso documentale)
- Fase 2: standardizzazione semantica dei metadati descrittivi e delle serie documentali, standardizzazione sinottica della nominazione dei soggetti produttori in relazione alle UOO definite dall’Istituto,
- Fase 3: definizione del sistema di autenticazione e profilazione in ottemperanza alla normativa in essere ed alle policy di protezione dei dati e delle informazioni dell’istituto
- Fase 4: pubblicazione dell’archivio unico informatizzato sul sistema di gestione documentale GEMINI, per la fruizione condivisa e strutturata dei documenti e delle informazioni, e non ultimo per il monitoraggio del servizio e della sua consuntivazione ai fini della fatturazione.
I risultati ottenuti
Il lavoro svolto ci ha permesso di creare un archivio informatico sul sistema GEMINI costituito da:
- Circa 24 milioni di unità di archiviazione
- 560 utenti profilati, organizzati in 310 gruppi con profili e capability sul sistema diversi e rispondenti alle policy dell’Istituto
- 668 soggetti produttori mappati
- 189 serie documentali censite
La creazione dell’archivio informatico unico è stata anche l’occasione per:
- Definire con l’istituto una procedura per l’esternalizzazione e l’indicizzazione della documentazione alla comunità di interesse;
- Individuare una parte dell’archivio storico (ca 100.000 unita di archiviazione) e procedere con una sua indicizzazione;
- Individuare e censire parte della biblioteca “storica” e procedere ad una sua catalogazione
- Esaltare il valore e la funzione dell’archivio in una strategia di improvement dell’azione amministrativa