INFRASTRUTTURE
Italarchivi dispone di cinque centri operativi polifunzionali distribuiti strategicamente su tutto il territorio nazionale (PARMA – ROMA – NAPOLI – VENEZIA – MILANO). L’attuale modello organizzativo consente a Italarchivi di conservare oltre 5 milioni di contenitori, nonché di gestire ogni anno le attività di ricezione, classificazione, consultazione e dematerializzazione per oltre 1000 clienti rappresentando un partner stabile, altamente qualificato e in grado di mettere a disposizione strutture, soluzioni hardware e software all’avanguardia. I Poli archivistici Italarchivi sono strutture immobiliari costruite secondo degli standard architettonici ideali per la gestione e conservazione della documentazione collocati in posizioni urbanistiche strategiche, sono in possesso di tutte le certificazioni richieste dalla normativa vigente per l’esercizio dell’attività e per garantire i massimi livelli di sicurezza fisica e logica. I Centri di Archiviazione sono caratterizzati da layout strutturati in comparti per la gestione flusso di lavorazione completo per l’intero ciclo di vita del documento, prevedendo aree dedicate al deposito e conservazione e aree dedicate al trattamento documentale integrato e servizi di back office. Le aree dedicate all’archiviazione sono dotate di scaffalature metalliche che consentano uno sfruttamento intensivo degli spazi e la movimentazione di grandi volumi cartacei in ingresso e, al contempo, una riduzione dei tempi legati alla movimentazione delle pratiche per la consultazione.
I Siti Archivistici Italarchivi sono stati realizzati rispettando la normativa in materia di:
- Prevenzione incendi;
- Sicurezza dell’ambiente di lavoro;
- Sicurezza e messa a norma degli impianti elettrici;
- Impianti elettrici utilizzatori;
- Regola d’arte;
- Norme prevenzioni infortuni sul lavoro.
In particolare tutte le strutture sono dotate almeno delle seguenti certificazioni:
- Certificato di prevenzione e incendi;
- Certificato di conformità degli impianti elettrici;
- Documentazione valutazione dei rischi;
- Certificazioni di qualità.
I Centri di Archiviazione Italarchivi sono dotati dei seguenti Sistemi di Sicurezza:
- Sistema antintrusione con e senza telesorveglianza;
- Sistemi di rivelazione antincendio con e senza telesorveglianza;
- Sistemi di controlli ambientali.
I controlli sugli accessi all'archivio sono di carattere sia fisico che logico.
MISURE FISICHE
- Vigilanza della sede in modalità H24
- Ingresso controllato a locali trattamento dei dati
- Sistema di allarme antintrusione e TVCC
- Sistema antiallagamento
- Registrazione degli accessi
- Custodia in armadi ignifughi
- Deposito in cassaforte
- Impianto di rilevazione fumi e spegnimento incendi
- Sistemi di continuità ed emergenza elettrica
- Verifica della leggibilità dei supporti.
MISURE LOGICHE
- Identificazione dell’incaricato/utente
- Autenticazione dell’incaricato/utente
- Annotazione del responsabile delle operazioni
- Controllo degli accessi a dati e programmi
- Controlli aggiornati antivirus
- Controllo su operato addetti alla manutenzione
- Adozione di connessioni VPN e dai sistemi di Firewalling e IDS (Intrusion Detection System).
Italarchivi garantisce l’integrità e la tracciabilità della documentazione in ogni fase del processo attraverso l’applicazione di procedure gestionali basate su standard organizzativi ed operativi utilizzati per la fornitura quotidiana di servizi di gestione documentale (per milioni di unità archivistiche). L’elevato livello di affidabilità e sicurezza circa il trattamento dei dati sensibili e comuni è attestato anche dall’ottenimento di specifiche certificazioni, in particolare ISO 27001: 2017 e ISO 9001:2015. Con l’obiettivo primario di custodire e proteggere informazione e dati dei propri clienti, Italarchivi ha inoltre definito procedure formalizzate in un documento programmatico aziendale in linea con il Regolamento UE 2016/679. A tal riguardo Italarchivi ha predisposto e fa riferimento ai seguenti documenti/certificazioni:
- Business Continuity plan;
- Documento Programmatico sulla Sicurezza ai sensi del D.Lgs 30 giugno 2003 n°196 cosiddetto “codice della Privacy” (che viene costantemente aggiornato, sebbene non sia più un documento obbligatorio, in quanto ossequioso delle prescrizioni contenute nel Regolamento UE 2016/679);
- Certificazione ISO 27001:2017;
- Documento per la Gestione della Qualità e della Sicurezza delle Informazioni (norma di riferimento ISO 27001:2017).
the heritage box
Quanto vale la nostra memoria? Esiste un momento a cui siamo legati in modo indissolubile? The Heritage Box offre la possibilità di proiettare i vostri momenti nel futuro, mantenendo un pensiero, una confidenza e perché no, una foto, in un contenitore fisico riposto nei nostri archivi. Italarchivi, da sempre custode di memoria, si occuperà di gestirlo e conservarlo, riconsegnandolo intatto dopo 20 anni.