Dematerializzazione
I processi di dematerializzazione degli archivi cartacei consentono di trasformare gli originali, caratterizzati da un formato analogico, in documenti elettronici, garantendo vantaggi di gestione ed una rapida consultazione degli archivi digitali.Italarchivi è stata tra le prime aziende in grado di recepire i primi segnali di cambiamento provenienti dal mercato di riferimento e a comprendere l’importanza assunta progressivamente dall’attività di dematerializzazione degli archivi. Facendo propria l’idea di trasformazione e innovazione del concetto classico di archivio cartaceo e provvedendo ad uno sviluppo tecnologico che consentisse di accompagnare i clienti nel cammino verso il mondo digitale, Italarchivi è oggi un punto di riferimento per le attività di digitalizzazione dei processi nella formula dell’outsourcing.Italarchivi ha sviluppato un modello di servizio flessibile e modulare, centrato sull’interazione tra i sistemi tradizionali di gestione degli archivi fisici e le nuove tecnologie, puntando sull’inevitabile e necessaria integrazione tra i documenti cartacei ed i processi digitali per la gestione dell’informazione. Il risultato è una soluzione che permette la gestione dell’intero processo di archiviazione dei documenti di qualsiasi natura o tipologia, orientato alla dematerializzazione e conservazione digitale a norma.I processi di dematerializzazione prevedono le seguenti fasi di lavorazione: un'analisi archivistica preliminare e definizione dei protocolli di lavorazione, la normalizzazione (spinzatura, preparazione documenti alla scansione), effettuata con procedure che non inficiano gli aspetti estrinseci ed intrinseci del supporto analogico, scansione dei documenti con eventuale divisione in categorie documentale. Si procede poi con un controllo qualità e indicizzazione dei documenti digitali e con una ricomposizione del documento cartaceo e inscatolamento.
In qualità di conservatore accreditato AGID, Italarchivi gestisce archivi digitali a norma per numerosi Clienti in diversi settori, garantendo elevati standard di qualità e sicurezza dei servizi.
VANTAGGI
- Rapidità di consultazione dell’archivio digitale grazie al nostro portale Hub3 DM Gemini
- Possibilità di attivare il servizio di conservazione digitale a norma e poter disporre di un documento digitale avente valore legale ed opponibile a terzi
- Scartare i documenti cartacei sulla base del massimario di scarto
- Ottimizzazioni nella gestione e mantenimento dell’archivio digitale
- Elevata qualità delle immagini grazie a tecnologie all’avanguardia e processi certificati
La dematerializzazione di documenti cartacei e processi si inserisce nella cornice più ampia di tutti i servizi offerti.