Sanità
La documentazione sanitaria testimonia gli eventi e le attività che si verificano durante i processi di assistenza ai pazienti...
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Certificazione di Processo
Dematerializzare per Innovare i Processi
La certificazione di processo, modalità introdotta dall’Allegato 3 delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, permette la dematerializzazione massiva di documenti analogici, assicurando l’efficacia probatoria dei documenti informatici e delle copie.
Si sostanzia in una certificazione del prodotto - poiché eseguita in conformità ai requisiti specifici degli standard ISO 9001 e ISO 27001 che Italarchivi possiede per caratterizzarsi dal punto di vista oggettivo grazie all’utilizzo di strumenti, tecnologie, procedure articolate e una struttura consolidata; e in una certificazione del processo rappresentata dal tradizionale metodo di raffronto tra originale e copia, che dal punto di vista soggettivo attesta l’efficacia probatoria dei documenti per mezzo dell’intervento di una terza figura, un pubblico ufficiale o un soggetto privato.
Grazie alle competenze interdisciplinari delle professionalità introdotte e alla affidabilità della nostra organizzazione, Italarchivi supporta l’intero ciclo di dematerializzazione massiva con certificazione di processo dalla prima fase progettuale fino alla certificazione finale che assicura il valore probatorio semplice o privilegiato alle copie informatiche.
La fase progettuale, complessa e trasversale, si struttura in sottofasi articolate nelle quali è importante considerare alcuni aspetti tra i quali:
- La deontologia di tutti gli attori coinvolti a vario titolo nel processo (Soggetto produttore, Deposito di conservazione e centro di dematerializzazione, Responsabile della funzione archivistica, Responsabile del progetto, Responsabile IT, addetti all’archivio, etc..)
- L’affidabilità degli strumenti tecnologici utilizzati;
- L’idoneità della descrizione del processo di dematerializzazione;
- La periodicità dei controlli attuati per ogni fase dell’attività;
- La gestione del rischio.
La certificazione di processo: Consulenza a Progetto
La consulenza volta alla certificazione di processo prevede un progetto articolato in tre fasi: analisi, progettazione ed esecuzione. Un aspetto molto importante da analizzare e affrontare in ogni fase, ed eventuale sottofase, è l’analisi dei rischi e la gestione degli stessi, mettendo in evidenza le criticità riscontrate e le azioni da attuare per mitigarne gli effetti.
Le nostre competenze archivistiche garantiscono un’approfondita analisi archivistica e diplomatica che dettaglia le caratteristiche fisiche e logiche dei materiali, gli interventi di riordino e inventariazione se eseguiti o che si rendono necessari prima dell’avvio della digitalizzazione, nonché le caratteristiche documentali dell’archivio in oggetto.
A seguito di una prima fase di approfondita analisi si può procedere alla elaborazione della fase di progettazione che dovrà prevedere la descrizione delle attività da compiere ante scansione, della definizione dei ruoli ponendo particolare attenzione nel riportare gli attori e le responsabilità coinvolte, delle sottofasi costituenti il processo di digitalizzazione comprensivo di definizione degli elementi informativi di supporto al processo, del metodo di campionamento, di identificazione e di raffronto nell’ambito della certificazione iniziale e di chiusura.
La realizzazione del progetto dovrebbe coincidere in linea di massima con la sua progettazione. Qualora ciò non accadesse sarà necessario documentare in quali momenti, aspetti e fasi l’esecuzione del processo si è discostata dalla sua progettazione, quali sono state eventualmente le criticità emerse e come sono state affrontate.
CERTIFICAZIONE DI PROCESSO
Le 4 Fasi per generare Valore
1
Sopralluogo e Esigenza
Analisi Archivistica
Analisi Diplomatica
2
Presa in carico
Master di progetto
Certificazione Iniziale
3
Normalizzazione
Scansione
Metadatazione
4
Verifica campione
Certificazione di chiusura
Attestazione Conformità
Mercati
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