Sanità
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Conformità
Normativa
Digitalizzazione e Valorizzazione
Fruibilità
nel Tempo
Opponibilità
a Terzi
Conservazione Digitale a Norma
Conformità ed Efficienza
Italarchivi è iscritto al Marketplace dei servizi di conservazione dell’AgID e in qualità di Conservatore qualificato svolge attività di conservazione digitale per enti pubblici e privati.
La conservazione digitale dei documenti informatici è un insieme di processi, regole e attività articolate e complesse, finalizzate ad assicurare e mantenere l’intelligibilità, l’autenticità, l’integrità e la reperibilità, nonché l’affidabilità dei documenti digitali. In un sistema di conservazione sicuro e affidabile, gli utenti possono identificare, ricercare, consultare e fruire delle informazioni di cui hanno bisogno anche nel lungo periodo in un ambiente che assicura la presunzione di autenticità probatoria dei documenti medesimi.
Un sistema di conservazione conforme deve attenersi oltre che al quadro normativo in essere, al modello concettuale di riferimento rappresentato dallo standard ISO 14721:2012 OAIS (Open Archival Information System) che pur lasciando liberi i Conservatori di proporre il proprio disegno operativo di archivio fornisce definizione essenziali che mirano a normalizzare e dare stabilità e coerenza anche terminologica, ad un ambiente tecnologico dinamico e in continua evoluzione.
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La Normativa come leva per l’Innovazione
La conservazione digitale dal punto di vista normativo è regolata dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n° 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale) che all’art. 44 definisce i requisiti per la gestione e la conservazione dei documenti informatici. Le modalità di conservazione sono state stabilite da un articolato corpus normativo che, a causa anche dell’evoluzione tecnologica, è stato oggetto di un continuo rinnovamento. Attualmente l’introduzione delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate dall’AgID nel 2021, aggiornano e sostituiscono le precedenti regole tecniche, riguardanti da un lato i sistemi di conservazione (DPCM 3 dicembre 2013) e dall’altro la formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici (DPCM 13 novembre 2014).
Un documento fondamentale per la descrizione del servizio di conservazione è Il Manuale di Conservazione. Si tratta di “un documento informatico che deve illustrare in modo dettagliato l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione”.
Ruolo chiave nell’ambito della conservazione digitale è affidato al Responsabile della Conservazione, il quale definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia. Tale figura non è da confondere con il Responsabile del Servizio di Conservazione, figura propria e interna al soggetto conservatore. Il Responsabile della Conservazione nella Pubblica Amministrazione:
Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del Responsabile della Conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al soggetto conservatore.
Tuttavia, nel caso in cui il servizio di conservazione venga esternalizzato, molte attività possono essere volte dal Responsabile del Servizio di Conservazione, figura differente e interna al soggetto conservatore.
Un documento fondamentale per la descrizione del servizio di conservazione è Il Manuale di Conservazione. Si tratta di “un documento informatico che deve illustrare in modo dettagliato l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione”.
Ruolo chiave nell’ambito della conservazione digitale è affidato al Responsabile della Conservazione, il quale definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia. Tale figura non è da confondere con il Responsabile del Servizio di Conservazione, figura propria e interna al soggetto conservatore. Il Responsabile della Conservazione nella Pubblica Amministrazione:
- È un ruolo previsto dall’organigramma del Titolare dell’oggetto di conservazione;
- È un dirigente o un funzionario interno formalmente designato e in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche;
- Può essere svolto dal Responsabile della Gestione documentale o dal Coordinatore della Gestione documentale, ove nominato.
Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del Responsabile della Conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al soggetto conservatore.
Tuttavia, nel caso in cui il servizio di conservazione venga esternalizzato, molte attività possono essere volte dal Responsabile del Servizio di Conservazione, figura differente e interna al soggetto conservatore.
Il nostro pensiero Snello
Il pensiero snello per abbattere gli sprechi e generare valore attraverso processi standardizzati con il contributo di persone e tecnologie. La centralità del cliente è alla base del nostro approccio che è focalizzato sulle sue esigenze, sulla ricerca degli sprechi e sulla responsabilizzazione delle risorse aziendali per generare miglioramento continuo.
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