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Ibrido: criticità o Vantaggio?

Gli interlocutori principali coinvolti nei progetti di dematerializzazione delle pratiche edilizie dei Comuni sono soprattutto l’Ufficio Edilizia privata e le figure incaricate della gestione degli archivi e dell’accesso agli atti. Un progetto di intervento deve prevedere un’attenta analisi preliminare della documentazione. Vanno previsti alcuni step di lavorazione:

  • Riordino e inventariazione delle serie delle pratiche edilizie dell’ente
  • Descrizione inventariale della sezione storica della documentazione
  • Scansione e metadatazione dei documenti su Piattaforma HUB³
  • Inserimento nel sistema gestionale informatizzato specifico in uso
  • Accesso e fruizione della documentazione digitalizzata disponibile per il personale interno e per il cittadino


Nella logica di portare il processo ad essere Full Paperless gradualmente in chiave di resilienza, la gestione definita “ibrida” prevede anche un possibile riordino della documentazione presente nei fascicoli e la redazione di un elenco di consistenza riportante i dati principali come eventuali codici relativi alle pratiche, estremi cronologici, tipologia delle pratiche o degli interventi edilizi. In base a specifici accordi stipulati con l’Ente detentore della documentazione, in un’ottica di economicità finanziaria, organizzativa e pratica, è possibile procedere alla sola digitalizzazione dei documenti significativi riferiti ai passaggi più importanti dei relativi processi.

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La Resilienza Digitale

Sul fronte della Dematerializzazione, si procede con la normalizzazione della documentazione, ovvero alla rimozione di eventuali rilegature e di ogni elemento che possa rappresentare un ostacolo per l’acquisizione allo scanner per poi passare alla scansione dei documenti, attraverso cui vengono generati i file in formato PDF/A corredati da adeguati metadati che permettono l’identificazione, la consultazione e la ricerca della pratica e del singolo documento all’interno dei sistemi utilizzati dall’Ente di riferimento e i relativi file di log in modo da garantire la conservazione a lungo termine e la perfetta tracciabilità di tutte le operazioni effettuate. In ultimo vengono inseriti i metadati necessari per l’identificazione, la consultazione e la ricerca della pratica e del singolo documento. Il risultato finale è costituito da un set di immagini consolidato da un file contenente l’elenco delle immagini e i rispettivi hash che sarà firmato digitalmente per comprovare l’assenza di alterazioni a tutela e garanzia dell’Ente che ha richiesto la dematerializzazione con certificazione di processo.

Le attività di dematerializzazione avvengono in coerenza con quanto previsto dall’Allegato 3 delle Linee Guida AgID, sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico (maggio 2021), con le quali il legislatore ha descritto una delle modalità per attribuire alle copie informatiche documenti analogici, risultanti dalla dematerializzazione, lo stesso valore probatorio degli originali cartacei.

Si tratta della Certificazione di Processo, una procedura che prevede specifiche attività mirate ad assicurare la corrispondenza tra gli originali cartacei e le copie informatiche e l’integrità e l’immodificabilità di quest’ultime. Tra le attività si annoverano: certificazioni del notaio o pubblico ufficiale, utilizzo degli hash come identificatori univoci, tracciabilità delle operazioni tramite file di log, firma digitale, metodi di campionatura e soprattutto un’attenta fase progettuale.

Grazie alla piattaforma di Soluzioni ECM di Italarchivi, il processo di digitalizzazione viene erogato in Full Paperless e la Archiviazione, Conservazione e Gestione sono completamente conformi alle norme Agid. Le soluzioni avanzate di BPM e CMS permettono in ultimo di Valorizzare la documentazione presente nei fascicoli delle Pratiche edilizie portando una reale trasformazione dell’intero processo, nei tempi e nelle modalità richieste dal cliente Azienda e/o Istituzione.