Il fascicolo del personale e la trasformazione digitale.

Il fascicolo del personale e la trasformazione digitale.

La digitalizzazione, nello specifico la produzione di documenti originali nativi digitali e digitalizzazione dei relativi processi amministrativi che li originano, non ha ancora conosciuto una sua completa realizzazione. Gli archivi e i fascicoli sono caratterizzati dall’essere sostanzialmente ibridi nei loro supporti e formati, aspetto da tenere necessariamente in considerazione per una loro corretta gestione e conservazione digitale a lungo termine. In questo scenario si inseriscono le nostre riflessioni sul fascicolo del personale.

La consapevolezza, prima di tutto archivistica della peculiarità di un complesso documentale, porta a trattare by design alcune problematiche ricorrenti:

  • Il rapporto “fluido”, quasi osmotico, fra digitalizzazione e dematerializzazione degli originali analogici
  • l’ormai imprescindibile necessità di una fruibilità immediata ai documenti e alle informazioni
  • la contestuale garanzia di un diritto all’accesso non lesivo del diritto e della  tutela dei dati
  • la garanzia della corretta conservazione e valorizzazione della testimonianza storico-giuridico degli archivi

Gli archivi non sono infatti una mera somma di documenti e fascicoli, ma sono l’insieme funzionalmente strutturato di unità archivistiche reciprocamente relate (vincolo archivistico), la cui organizzazione è specchio e riflesso delle attività di un soggetto produttore.

Ponendoci alcune riflessioni sul  fascicolo del personale possiamo dire che  (cosiddetto fascicolo di persona) ha peculiarità archivistiche proprie, che è opportuno ricordare:

  • si compone di documenti, relativi a procedimenti, affari, attività diverse, ma relative tutti ad una stessa persona, che possono essere prodotti e conservati da strutture diverse di una stessa organizzazione, relativo al trattamento giuridico ed economico del dipendente;
  • non ha omogeneità di classificazione, laddove presente un titolario
  • può essere articolato in sotto-fascicoli ognuno corrispondente a classi/sottoclassi, qualora presente nel soggetto produttore il titolario di classificazione.

Il fascicolo da un punto di vista puramente documentale, è insieme di tutti i documenti, istanze, provvedimenti ed atti giuridici. In generale rappresenta tutto il corpus informativo che perviene ad un datore di lavoro, pubblico e privato, circa il rapporto  che si instaura con un dipendente, testimoniandone la sua carriera e storia lavorativa:

  • riflette e rappresenta il rapporto fra il lavoratore ed il datore di lavoro
  • documenta e testimonia la correttezza, nel contesto giurisprudenziale di riferimento, del rapporto di cui sopra
  • testimonia la carriera del dipendente
  • garantisce i diritti anche futuri del dipendente

Per la sua valenza attestativa e probatoria la gestione del fascicolo deve garantire:

  • una corretta conservazione dei documenti
  • protezione delle informazioni veicolate
  • facilità nella consultazione anche da parte del dipendente medesimo
  • trasparenza amministrativa
  • riservatezza dei dati sensibili e giudiziari

 

La corretta impostazione di un progetto di digitalizzazione dell’archivio non può prescindere da un’accurata   analisi  giuridica e archivistica dei documenti conservati, della struttura del fascicolo e dei tempi di tenuta.

Nell’analisi e nella progettualità del processo occorre, inoltre,  considerare una definizione dei criteri di implementazione e aggiornamento del fascicolo coerente con la natura del documento e con l’organizzazione funzionale del fascicolo medesimo.

Il processo di dematerializzazione /digitalizzazione potrebbe prevedere anche una fase di riordino fisico e/o logico della documentazione, laddove la sedimentazione originaria non abbia previsto una organizzazione gerarchica-funzionale in sottofascicoli. (D.P.R 10 10 gennaio 1957 n. 3, D.P.R. 3 maggio 1957 n. 686).

Questo complesso e puntuale lavoro consente agli archivisti di progettare e realizzare una soluzione di dematerializzazione e digitalizzazione coerente con un progetto di gestione documentale che consideri l’intero ciclo di vita del fascicolo. Il soggetto produttore può così lavorare sull’efficienza dei processi, un lavoro quindi strutturato sintetizzabile in: 

  • Ottimizzazione ed efficientamento dell’attività del back office dell’area HR e Payroll nella gestione della documentazione del fascicolo
  • Definizione di corretti criteri di implementazione del fascicolo 
  • Efficientamento e razionalizzazione gestione della documentazione e del suo contenuto informativo
  • Eliminazione della possibile frammentazione del contenuto informativo e contestuale ridondanza dello stesso
  • Fruizione immediata e nel rispetto del contenuto informativo della documentazione da parte dei soli stakeholders competenti ed autorizzati
  • Accesso e consultazione nel rispetto del contesto normativo in essere:
  • Tutela e protezione delle informazioni
  • Archiviazione dei dati nel rispetto del registro del trattamento dei dati del singolo Titolare del trattamento dei dati
  • Conservazione digitale a lungo termine e testimonianza del contenuto valoriale della documentazione.